Jak optymalizować procesy i przeprowadzać jednostki biznesowe przez cyfrową transformację? Nowoczesne rozwiązania wsparciem dla instytucji finansowych.
Transformacja cyfrowa bezsprzecznie zwiększa potencjał przedsiębiorstwa, znajdując rozwiązania dla potrzeb wynikających ze zmieniającej się rzeczywistości i rozwijającego się technologicznie otoczenia rynkowego czy rosnących oczekiwań klientów, a także prowadzi do większej efektywności procesów wewnętrznych.
Z punktu widzenia finansów, pozwala nie tylko na docelową maksymalizację zysku przez zwiększanie przewagi wśród konkurencji, ale przede wszystkim jest sposobem na optymalizowanie procesów w przedsiębiorstwie czy instytucji finansowej.
Czym jednak jest transformacja, jak przez nią przeprowadzić przedsiębiorstwo i czy to proces jednorazowy – o tym poniżej.
Czym jest transformacja cyfrowa
Najkrótsza definicja transformacji cyfrowej to przekształcenie procesów analogowych w cyfrowe za pomocą technologii, czyli wykorzystanie technologii w celu poprawy procesów biznesowych związanych ze sprzedażą, z obsługą klienta czy zarządzaniem łańcuchem dostaw. Inaczej mówiąc, to wdrożenie i właściwe wykorzystanie rozwiązań opartych na nowoczesnych technologiach cyfrowych. W przypadku instytucji finansowych często skupiamy się na kliencie i poprawie jego zadowolenia ze sposobu, w jaki korzysta z produktów czy łatwości dostępu do nich. Z kolei z punktu widzenia wewnętrznych zespołów finansowych dążymy na przykład do skrócenia czasu niezbędnego na pozyskanie danych oraz ich przetworzenie, ale także eliminujemy nieefektywności związane z papierową dokumentacją i pracą manualną.
Należy też podkreślić, że chociaż transformacja cyfrowa bierze swoją nazwę od nowych – częściowo lub całościowo cyfrowych procesów, to tak naprawdę jest kompleksową transformacją firmy, wymuszającą przemyślenie i przeprojektowanie zasadniczo wszystkich procesów w ramach przedsiębiorstwa czy instytucji finansowej. To zmiana technologiczna, ale także zmiana organizacyjna i kulturowa w przedsiębiorstwie, wywołująca inne wykorzystanie zasobów i zmianę sposobu myślenia o sposobie, w jaki realizujemy swoje cele biznesowe.
Transformacja cyfrowa, czyli poprawa wydajności
Przede wszystkim taka transformacja pozwala na poprawę wydajności. Cyfryzacja danego procesu, jak choćby wprowadzenie podpisów elektronicznych, pozwala skrócić czas niezbędny do przeprowadzenia danego procesu do minimum. To oznacza także poprawę zarządzania zasobami: zużyjemy mniej papieru i zaangażujemy mniej ludzi i urządzeń, by osiągnąć ten sam cel – a zasoby wykorzystamy efektywniej. Zmieniając w ten sposób model biznesowy, polepszamy standard obsługi klientów i budujemy swoją markę jako firmy nowoczesnej. Z kolei pracownicy dzięki przejściu na technologię cyfrową uzyskują lepszy komfort pracy, zwłaszcza teraz w okresie po pandemii, gdy w dużej mierze pracujemy zdalnie lub w modelach hybrydowych.
Jak przeprowadzić firmę przez cyfryzację
Przede wszystkim należy zdefiniować obszary, które powinny być poddane transformacji cyfrowej. Zmiany przełożą się na całą firmę, ale określenie celu szczegółowego pozwoli na kolejne kroki planu – zaplanowanie działań i określenie budżetu.
Wskazanie potrzeb daje możliwość przeprowadzenia analizy tego, co faktycznie powinno ulec zmianie, aby osiągnięcie celu było możliwe, a to z kolei pozwala na skonkretyzowanie rozwiązań, które pomogą dokonać tej zmiany. Wybór narzędzi i sposobu ich implementacji zależy od specyfiki przedsiębiorstwa czy instytucji finansowej oraz aktualnego stanu technologicznego. Samo określenie obszaru działań jest zależne od potrzeb organizacji (obecnych i przyszłych) i może obejmować zarówno wdrożenie prostego oprogramowania IT, jak i wprowadzenie rozwiązań bazujących np. na sztucznej inteligencji, analiz Big Data czy rozwiązań chmurowych.
Gdy określimy już, czego potrzebujemy i jakimi metodami chcemy osiągnąć cel, należy przeprowadzić szczegółową analizę rozwiązań dostępnych na rynku oraz zapewnić finansowanie projektu. Ma to na celu znalezienie najlepszego rozwiązania w ramach dostępnego budżetu, ale także pod kątem spodziewanych korzyści z transformacji, zarówno wymiernych (mierzonych np. zmniejszonym zużyciem zasobów), jak i częściowo wymiernych lub niewymiernych (jak komfort pracowników czy klientów, lub wizerunek przedsiębiorstwa na rynku).
Finalnie, konieczny jest szczegółowy plan w czasie i zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji tego planu, przy czym konieczna jest też pamięć o odpowiednim zarządzeniu zmianą, bez którego nawet najlepszy plan może napotykać trudności. Zarządzanie zmiana będzie zatem kolejną kompetencją, którą należy zapewnić w transformowanej instytucji. Trzeba mieć na uwadze szczególnie to, jak pracownicy adaptują się do nowego procesu, w którym ich role ulegają modyfikacji. Pewne elementy procesu zostaną zastąpione przez automatyzację, a inne wymagają nauczenia się zupełnie nowych umiejętności czy przestawienia się na inny model pracy, skupiających się wokół komunikacji, pracy zespołowej i utrzymaniu wysokiej produktywności.
Jedna transformacja i gotowe? Nie.
Czytając artykuły na temat transformacji cyfrowej, możemy się natknąć na stwierdzenie, że to „cyfrowa rewolucja”, co jest nawiązaniem do szybkości zachodzących zmian wymuszających dostosowanie do rynku (lub lepiej – wyjście o krok przed konkurencję). Natomiast należy pamiętać, że sukcesu związanego z transformacją cyfrową nie odnosi się w jeden dzień, zwłaszcza że już w momencie planowania zmiany powinniśmy mieć świadomość, że codziennie pojawiają się nowe dostępne rozwiązania. To oznacza, że wybrane narzędzia się starzeją i są wypierane przez inne. Transformacja jest długotrwałym procesem – jednak nie w sensie czasu potrzebnego do implementacji pojedynczych zmian, chociaż oczywiście to także zależy od kompleksowości procesu i narzędzi, które zmieniamy. Długotrwałość wynika bowiem z konieczności stałej gotowości do zmian i nieustannego ich śledzenia i poszukiwania. Warto jednak, bo odpowiednie technologie w połączeniu z ludźmi i zoptymalizowanymi procesami, umożliwiają przedsiębiorstwom i instytucjom finansowym reagowanie na potrzeby klientów i zmiany na rynku, a także na stymulowanie przyszłego rozwoju.
Praca w modelu „Continuous improvement” (ciągłe udoskonalanie) to jedyne rozwiązanie, które pozwala na ewolucję po tym, jak dokonujemy „rewolucji”.