Kilka minut pracy, kilka dni szukania odpowiedzi
Firmy coraz mocniej stawiają na automatyzację. Jak wynika z raportu Polcom „Barometr cyfrowej transformacji polskiego biznesu 2025–2026”, 64 proc. przedsiębiorstw planuje zwiększyć nakłady na ten obszar. Wśród najważniejszych korzyści z wykorzystania automatyzacji wspieranej przez AI badani wskazują optymalizację kosztów oraz wzrost efektywności i produktywności zespołów. Cel wydaje się więc jasny. Trudniejsze pozostaje pytanie, od czego właściwie zacząć.
Patryk Oleszczuk
ekspert technologiczny SaldeoSMART
Firmy często szukają w pierwszej kolejności zadań, które można wykonać szybciej albo całkowicie przekazać technologii. Tymczasem w wielu procesach najwięcej czasu traci się nie podczas samego wykonywania zadania, lecz pomiędzy kolejnymi etapami. Dokument czeka na akceptację, pracownik szuka osoby odpowiedzialnej, księgowość prosi o brakujące informacje, a ktoś inny sprawdza w mailach, czy sprawa została już załatwiona. Każda z tych czynności trwa kilka minut, ale w skali miesiąca i całej firmy składa się na realny koszt.
Dlatego przy wyborze procesów do automatyzacji warto patrzeć nie tylko na to, które zadania są najbardziej pracochłonne. Dobrym kandydatem do usprawnienia jest również proces, w którym występuje dużo powtarzalnych operacji, obszerna komunikacja prowadzona między osobami lub działami, ręczne przepisywanie danych, oczekiwanie na decyzję albo ciągłe sprawdzanie statusu. Im więcej takich punktów, tym większa szansa, że technologia pozwoli odzyskać czas nie tylko pojedynczego pracownika, ale całego zespołu.
Dokument może być prosty, proces już nie
Dobrym przykładem na to są procesy finansowo-księgowe. Sama weryfikacja faktury nie musi zajmować dużo czasu. Problem zaczyna się wtedy, gdy trzeba ustalić, czego dotyczy koszt, kto zamówił usługę, kto powinien zaakceptować wydatek, czy dokument może trafić do płatności i czy księgowość ma komplet informacji potrzebnych do jego rozliczenia.
Jeżeli każda z tych informacji znajduje się w innym miejscu, faktura zaczyna krążyć między skrzynkami mailowymi, komunikatorami i pracownikami. Ktoś przekazuje ją dalej, ktoś przypomina o akceptacji, ktoś inny odtwarza historię ustaleń. W efekcie kilka minut merytorycznej pracy z dokumentem może zamienić się w kilka dni uciążliwego procesu.
W tym kontekście elektroniczny obieg dokumentów (EOD) jest jednym z obszarów, od których firmy mogą sensownie zaczynać automatyzowanie procesów. Nie sprowadza się on do zamiany papieru na plik cyfrowy. Rolą EOD jest uporządkowanie całej ścieżki dokumentu: wskazanie osoby odpowiedzialnej, nadanie statusu, przekazanie do kolejnego etapu, zapisanie historii decyzji i zapewnienie dostępu do potrzebnych informacji w jednym miejscu.
Automatyzacja powinna skracać również oczekiwanie
Największa korzyść pojawia się wtedy, gdy system przejmuje czynności koordynacyjne, które wcześniej wymagały udziału pracowników. Dokument może automatycznie trafić do właściwej osoby, a po akceptacji zostać przekazany dalej bez ręcznego wysyłania kolejnego maila. Księgowość może sprawdzić, na jakim etapie znajduje się faktura, bez pytania kilku osób o jej status. Zastępca pracownika ma dostęp do historii działań, zamiast odtwarzać ją z wiadomości i ustnych ustaleń. W takim modelu technologia nie musi podejmować za człowieka decyzji wymagających wiedzy biznesowej. Jej zadaniem jest dopilnowanie, żeby informacja znalazła się we właściwym miejscu i czasie, a proces nie zatrzymywał się tylko dlatego, że ktoś nie przekazał dokumentu albo nie pamiętał o kolejnym kroku.
To wpływa również na sposób wykorzystania czasu pracowników. Kosztem dla firmy nie jest wyłącznie czas księgowej poświęcony na ręczne przepisanie danych czy czas menedżera potrzebny do zatwierdzenia faktury. Kosztem jest także angażowanie specjalistów w szukanie dokumentów, przypominanie o terminach, wyjaśnianie statusów i powtarzanie informacji, które mogłyby być dostępne w systemie.
Mniej spiętrzeń, bardziej równomierna praca
Automatyzacja dobrze zaprojektowanego obiegu dokumentów może też zmienić rytm pracy. W wielu firmach część zadań finansowo-księgowych nadal kumuluje się pod koniec miesiąca, kiedy trzeba zebrać brakujące dokumenty, uzupełnić opisy, wyjaśnić rozbieżności i przygotować dane do rozliczeń. Jeżeli dokumenty są weryfikowane i przekazywane dalej na bieżąco, część tej pracy rozkłada się w czasie.
To ważny, choć często pomijany element produktywności. Nie chodzi wyłącznie o to, żeby pojedyncze zadanie trwało krócej. Równie istotne jest ograniczenie okresów przeciążenia, zmniejszenie liczby pilnych interwencji i lepsze wykorzystanie czasu osób, których wiedza jest potrzebna do analizy lub podejmowania decyzji.
Najpierw uprościć, potem automatyzować
Automatyzacja nie powinna jednak oznaczać przeniesienia do systemu każdego istniejącego kroku. Jeżeli proces ma zbędne etapy, niejasny podział odpowiedzialności albo wymaga wielokrotnego zatwierdzania tej samej informacji, najpierw warto go uprościć. Technologia może przynieść korzyści w postaci przyspieszenia działania firmy, ale równie dobrze może spotęgować wąskie gardła, jeśli automatyzowany proces jest z gruntu źle zaprojektowany. Dlatego najlepszym punktem wyjścia jest prześledzenie konkretnej ścieżki od początku do końca i sprawdzenie, gdzie naprawdę powstają opóźnienia. Często okaże się, że największe rezerwy nie kryją się w najbardziej zaawansowanych zadaniach, lecz w setkach drobnych czynności wykonywanych pomiędzy nimi. To właśnie ich uporządkowanie i automatyzacja może najszybciej przełożyć się na niższe koszty, większą produktywność i lepsze wykorzystanie czasu pracowników.
