Księgowi muszą ręcznie ewidencjonować niektóre paragony
Księgowi muszą ręcznie ewidencjonować niektóre paragony. Dla księgowych oraz podatników początek nowego roku upływa pod znakiem kolejnych problemów związanych z ewidencjonowaniem sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych. W zeszłym tygodniu „Gazeta Finansowa” informowała, że obowiązujące od 1 stycznia przepisy dotyczące wystawiania faktur do paragonów są ze sobą sprzeczne i prowadzą do absurdalnych wniosków. Nie wiadomo bowiem, czy taksówkarze mogą wystawiać faktury na podstawie paragonów bez numeru NIP nabywcy. Podobne zamieszanie dotyczy przewoźników autobusowych. I w jednym, i w drugim przypadku ustawa o podatku VAT mówi jedno, a co innego wynika z rozporządzenia wydanego do tej ustawy. Teraz okazuje się, że problemów z paragonami jest więcej. Na forach internetowych dla księgowych regularnie pojawia się temat księgowania w JPK_ VAT paragonów traktowanych jako faktury VAT. Problem polega na tym, że takie dokumenty muszą zostać wprowadzone do elektronicznej ewidencji, natomiast większość programów księgowych nie robi tego automatycznie. A to oznacza, że księgowi powinni ręcznie ewidencjonować każdy paragon (tzw. fakturę uproszczoną). Brak zaksięgowania może wzbudzić podejrzenia fiskusa, który szybko wytropi sytuację, w której nabywca wprowadzi do JPK_VAT taki dokument, natomiast sprzedawca tego nie zrobi. Dla skarbówki jest to wyraźny sygnał, że ten drugi może celowo nie wykazywać swoich obrotów w celu zaniżenia dochodów oraz podatku należnego VAT.
Faktura uproszczona
Zgodnie z nowymi przepisami sprzedawca może wystawić fakturę VAT do paragonu, ale tylko do takiego, który ma informację o numerze NIP nabywcy. Niespełnienie tego obowiązku wiąże się z sankcją w wysokości 100 proc. podatku VAT zarówno dla podatnika, który wystawił błędny dokument, jak i dla tego, który go otrzymał i zaksięgował w swojej ewidencji. Zasady te nie dotyczą jednak paragonów na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (lub 100 euro) brutto (tzn. z uwzględnieniem VAT). Takie paragony, o ile zawierają NIP nabywcy, traktowane są jako tzw. faktury uproszczone, na podstawie których przedsiębiorcy mogą odliczyć VAT naliczony. Mimo iż dokument ten ma formę paragonu, to powinien on zostać wprowadzony do JPK_VAT na takich samych zasadach jak normalna faktura. W większości przypadków oznacza to obowiązek ręcznego księgowania dokumentu, ponieważ tylko nieliczne programy są zsynchronizowane z kasami fiskalnymi. W wypadku tradycyjnie wystawionych faktur taki proces odbywa się w sposób automatyczny – system sam wprowadza do JPK_VAT informacje w tym zakresie. Natomiast jeżeli chodzi o paragony wystawione na rzecz osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami – wystarczy jednorazowo zaksięgować miesięczny raport z kasy fiskalnej.
Utrudnienia
Co to wszystko oznacza w praktyce? Ano to, że na koniec każdego miesiąca niektórzy księgowi będą musieli po godzinach księgować ręcznie wszystkie paragony zawierające NIP nabywcy (do kwoty 450 zł). Można tego uniknąć tylko w jeden sposób, a mianowicie całkowicie zrezygnować z wystawiania takich paragonów. To jednak wiąże się z koniecznością zamieszczenia w punkcie sprzedaży informacji na ten temat po to, by nabywca mógł odpowiednio wcześnie poinformować kasjera o swoim zamiarze. Niewątpliwie taka praktyka wydłuży proces obsługi klienta, jednak jest ona najrozsądniejszym rozwiązaniem pozwalającym na uniknięcie drobiazgowego księgowania paragonów. Alternatywą jest zakup nowych kas fiskalnych współpracujących z programem księgowym. Najgorszym pomysłem jest nierobienie niczego. To bowiem może doprowadzić do niepotrzebnego sporu z fiskusem, który dzięki systemowi JPK_VAT potrafi w łatwy sposób wychwycić wszystkie rozbieżności pomiędzy tym, co zaksięgował nabywca, a tym, co sprzedawca. Skarbówce zapali się czerwona lampka szczególnie wówczas, gdy odkryje, że podatnik nie wykazał faktury dokumentującej sprzedaż, która jednocześnie została zewidencjonowana przez kupującego. W takiej sytuacji ten pierwszy podmiot naraża się na niepotrzebną kontrolę podatkową. Lepiej zatem oszczędzić sobie tych nieprzyjemności i albo skrupulatnie księgować w JPK_VAT każdą fakturę uproszczoną, albo zupełnie zrezygnować z wystawiania ryzykownych paragonów.
MM