Z Tomaszem Majcherkiem, prezesem zarządu proALPHA, rozmawiała Katarzyna Mazur
Przychodzi do Pana właściciel firmy produkcyjnej i mówi, że chciałby w swoim przedsiębiorstwie wdrożyć system ERP. Od czego zacznie Pan z nim rozmowę? Jakie zada pytania?
Spotkanie z potencjalnym klientem rozpoczynamy zawsze od dwóch podstawowych pytań: co chce osiągnąć przez wdrożenie nowego systemu oraz z czego obecnie korzysta? Odpowiedzi pozwalają na szybką diagnozę stanu przedsiębiorstwa. Duża liczba polskich firm posiada rozwiązania bazujące na wielu systemach dziedzinowych, często ze sobą niepołączonych. Zaspokajają one potrzeby konkretnego procesu lub działu, ale nie pozwalają na uzyskanie korzyści wynikających z połączenia obszarów finansowych, produkcji, gospodarki materiałowej, sprzedaży w jeden organizm. System zintegrowany zapewnia wsparcie nie tylko wybranych procesów, ale pozwala na ich połączenie, optymalizację oraz umożliwia podejmowanie trafniejszych decyzji.
Mając kompletne i wiarygodne dane z funkcjonowania całego przedsiębiorstwa, zarząd może podjąć decyzje np. o konieczności uruchomienia dodatkowej zmiany w celu zapewnienia realizacji zleceń produkcyjnych, czy analizować rentowość produkcji danej linii produktowej lub projektu realizowanego na potrzeby klienta. Cele, jakie przedsiębiorcy chcą osiągnąć, kształtują zaś nasze wyobrażenie jako dostawcy, co jest kluczowym zagadnieniem i w jaki sposób możemy rozwiązać problem dzięki oferowanemu systemowi. Pozwala dobrać odpowiednie narzędzia i metody ich wdrożenia. Często dzięki mechanizmom takim jak obieg dokumentów czy Workflow, które są integralną częścią proALPHA ERP, nasi klienci są w stanie zaoszczędzić na przyszłe planowane inwestycje. To interesuje ich bardzo, gdyż przedsiębiorcy zwykle pytają o koszty, posiadane referencje oraz terminy realizacji całego projektu.
W jaki sposób wdrożenie systemu ERP zmienia zarządzanie produkcją?
Na zmianę w zarządzaniu ma wpływ to, jaki system ERP wdrażamy. W naszym przypadku mocno akcentujemy posiadane funkcjonalności przeznaczonych dla firm produkcyjnych, które nie zawsze są częścią integralną innych rozwiązań. Mam na myśli takie funkcjonalności jak planowanie i harmonogramowanie produkcji (moduł APS), zarządzanie projektami, rozbudowany obszar controllingu produkcji, integracja z systemami CAD czy też Konfigurator Produktu dla wyborów wielowariantowych. Funkcjonalności te umożliwiają skrócenie czasu realizacji procesów produkcyjnych już od momentu złożenia zamówienia do wyprodukowania wyrobu gotowego. Wdrożenie wszystkich lub części z tych modułów wpływa na wyższy poziom kontroli procesu produkcyjnego, zabezpieczanie, czy też dostępność zasobów, niezbędne do wykonania zleceń produkcyjnych. Wiemy, jakie materiały lub półprodukty należy zamówić, jakie wyroby znajdują się na magazynie, co spowoduje wprowadzenie dodatkowego zlecenia produkcyjnego dla klienta oraz co się stanie, gdy będziemy mieli opóźnienie w dostawie jakiegoś komponentu. To wszystko sprawia, że system wspiera nas nie tylko w realizacji w samej produkcji, ale dyryguje pracą całej firmy, porządkuje procesy i przetwarza informacje niezbędne do podejmowania decyzji.
Jakie procesy w firmie produkcyjnej wspiera ERP? Stereotypowo ERP kojarzy się ze wspieraniem zarządzania dokumentami. W wypadku produkcji chodzi chyba o coś więcej?
Część systemów ERP dostępnych na rynku polskim, rzeczywiście wspiera głównie zarządzanie dokumentami takimi jak faktury sprzedaży, zamówienia, zlecenia produkcji czy zamówienia zakupu i oczywiście WZ i PZ wraz z przesunięciami magazynowymi, i z takim wsparciem jest też kojarzona. W większości przypadków natomiast do pełnej obsługi zarządzania wersjami dokumentów czy ich archiwizacją konieczna jest integracja z zewnętrznym systemem klasy DMS. Do zarządzania dokumentacją w systemie proALPHA służy moduł DMS, który jest w pełni zintegrowanym składnikiem rozwiązania ERP. Dzięki niemu aktualne dokumenty, dotyczące konkretnej operacji, są szybko i łatwo dostępne. Wszystkie działy – czy to zakupy, księgowość czy serwis – mogą korzystać z funkcji modułu DMS. Możliwe jest również opracowywanie dokumentów w połączeniu z Workflow, co standaryzuje i optymalizuje procesy w DMS. Dla przedsiębiorstw produkcyjnych szczególnie istotna jest obsługa dokumentacji technicznej wyrobu gotowego. Bez względu na rodzaj realizowanej produkcji, w całym procesie wytwarzania gromadzona jest szeroka gama dokumentów i plików elektronicznych, stanowiących ogółem tak zwaną dokumentację techniczną. W wielu przypadkach nasi klienci nie tylko chcą zachować aktualną dokumentację, ale także zarządzać zmianami w tym dokumencie. Zależy im, aby wiedzieć, kto i kiedy dokonał zmiany, dlaczego to uczynił oraz według jakiej dokumentacji została zlecona produkcja. Zatem system ERP w zakresie zarządzania dokumentami wspiera również zarządzanie dokumentacją techniczną i usprawnia komunikację na linii sprzedaż–konstrukcja–produkcja. Istotą dobrego systemu dla firmy produkcyjnej jest dopasowanie jego funkcjonalności w odniesieniu do potrzeb i planów rozwoju. Większość naszych klientów stopniowo wdraża kolejne funkcjonalności. Jestem zdania, że nasz system dobrze równoważy niezbędne funkcje zarówno wspierające kluczowe procesy biznesowe, jak i samo zarządzanie produkcją.
Zmiany w funkcjonowaniu przedsiębiorstw generują nowe potrzeby ich właścicieli. W jaki sposób odpowiadają Państwo na szybkie rynkowe zmiany? Jakie nowości wprowadzają, żeby sprostać rosnącym oczekiwaniom przedsiębiorców?
Staramy się na bieżąco odpowiadać na potrzeby naszych klientów. Głównie dotyczy to rozwoju samego produktu, jak i systemów peryferyjnych. Duży nacisk w ostatnich latach położyliśmy na skrócenie czasu przygotowania dokumentacji technicznej i wytwarzania produktu. W obszarze produkcji jedną z naszych nowości jest funkcjonalność macierzy przezbrojeń, która wprowadza do procesu optymalizacji produkcji jeszcze jeden parametr czasu potrzebny na zmianę narzędzi roboczych na maszynach produkcyjnych: produkcja łączona, która ma duże zastosowanie w produkcji krótkoseryjnej lub w przemyśle motoryzacyjnym, gdzie produkowane są części lewe i prawe. Ciekawym rozwiązaniem jest również moduł zarządzania opakowaniami na produkcji i logistyce wraz z modułem mobilnym. Wprowadzamy również szereg rozwiązań usprawniających działania na linii produkcyjnej takich jak choćby mobilne stanowisko sterowania produkcją. W ubiegłym roku jako Grupa proALPHA przejęliśmy firmę tisoware, która posiada rozwinięte pakiety do zarządzania procesem produkcyjnym (MES) i stanowi uzupełnienie naszego systemu ERP. Posiadamy również rozwinięty pakiet raportów zarządczych (tzw. Business Cockpit) bazujący na rozwiązaniach Business Intelligence firmy QlikView, który wspiera analizę procesów, jakie dzieją się w firmie i podejmowanie na ich podstawie decyzji zarówno bieżących, jak i bardziej strategicznych.
ERP oparte na chmurze, przemysł 4.0 – to pojęcia, które często pojawiają się w kontekście nowoczesnych przedsiębiorstw produkcyjnych. Co oznaczają dziś i jakie jest ich „jutro”?
W zasadzie od lat 80., od kiedy zaczęto definiować takie pojęcia jak łańcuch wartości (Michael Porter, 1985), firmy produkcyjne mają dwa podstawowe dążenia: optymalizację łańcucha dostaw oraz poszukiwanie nowych klientów i rynków zbytu. Od tego czasu cele firm pozostają w zasadzie niezmienne, zmieniają się zaś narzędzia służące do ich osiągnięcia. Konkurencja przeniosła się w kierunku globalizacji oraz wykorzystania technologii informatycznych i Internetu. Dla naszych rodzimych przedsiębiorców są więc dwa zasadnicze pytania: jak chcą uczestniczyć w procesie globalizacji oraz jakie narzędzia informatyczne są wykorzystywane przez ich lokalnych czy też globalnych konkurentów? Nie oznacza to, że muszą posiadać najnowocześniejsze gadżety, ale warto, żeby śledzili nie tylko rodzimą konkurencję, lecz także przynajmniej europejskich liderów w swoich branżach oraz trendy światowe. Warto, żeby byli świadomi tego, co oznacza chmura obliczeniowa, jakie wyzwania niesie w sobie sztuczna inteligencja, do czego mogą wykorzystać Big Data, jaki wpływ na ich biznes ma wielokanałowa obsługa klienta oraz co kryje się za szeroko rozumianą automatyzacją i robotyzacją linii produkcyjnej. To powinno budować świadomość zmian, jakie zachodzą w danej branży oraz motywację do podjęcia decyzji o kolejnych inwestycjach.