Deklaracje podatkowe są najważniejszym, wręcz nadrzędnym, fakultatywnym elementem normatywnej konstrukcji każdego podatku, w którym zobowiązanie powstaje z mocy prawa, czyli we wszystkich istotnych współcześnie daninach publicznych.
Nadrzędny w sensie funkcjonalnym i konstrukcyjnym charakter tego elementu polega na tym, że jest:
Jest jedyną instytucją prawa podatkowego adresowaną wyłącznie do podmiotów prawa podatkowego. Ani sąd, ani organy władzy wykonawczej, a zwłaszcza organy podatkowe nie mogą złożyć deklaracji ani zmienić ich treści lub nakazać ich zmiany. W tym zakresie podmioty prawa podatkowego mają prawnie zagwarantowaną trwałą przewagę nad władzą publiczną.
Jest obowiązkową i w większości przypadków jedyną formą określenia przedmiotu podatku, wysokości podstawy opodatkowania, podatku należnego, zobowiązań podatkowych, kwot wykorzystanych ulg oraz innych elementów konstrukcyjnych charakterystycznych dla danego podatku (np. straty w podatku dochodowym).
Jest obowiązkową formą poinformowania przez podatników, płatników i inkasentów o wykonaniu obowiązków oraz skorzystaniu z uprawnień mających, jak i niemających wpływu na wielkość zobowiązań podatkowych.
Jest jedyną formą prawa podatkowego adresowaną wyłącznie do pozostałych podmiotów (prawa podatkowego), zaraportowania wykonania obowiązków i skorzystania z uprawnień niemających wpływu na wielkość zobowiązania podatkowego osób trzecich.
Mimo różnic w definiowaniu deklaracji podatkowych przez doktrynę oraz brak legalnych definicji, opisowe zdefiniowanie tego elementu normatywnej konstrukcji jest bezsporne. Deklaracją podatkową jest oświadczenie złożone obowiązkowo lub dobrowolnie przez podmiot prawa podatkowego, przy czym:
• nakaz złożenia tego oświadczenia albo uprawnienie do złożenia wynika wprost z treści przepisów ustawy wprowadzającej podatek lub inną daninę publiczną,
• oświadczenie to składane jest organom podatkowym lub innym podmiotom prawa podatkowego, które obowiązane są do określenia lub poboru zobowiązania podatkowego lub są sukcesorami prawnopodatkowymi,
• oświadczenie będące treścią deklaracji jest oświadczeniem wiedzy co do wielkości określonych elementów konstrukcji podatku lub wykonania obowiązków prawnopodatkowych,
• oświadczeniem o skorzystaniu lub zamiarze skorzystania z uprawnień prawnopodatkowych,
• oświadczenie składane jest pod rygorem odpowiedzialności podmiotu prawa podatkowego sporządzającego ten dokument oraz osób fizycznych sporządzających ten dokument lub podpisujących ten dokument.
Podmiotami obowiązanymi lub uprawnionymi do składania deklaracji podatkowych są przede wszystkim podatnicy, płatnicy, inkasenci oraz sukcesorzy (następcy) prawnopodatkowi tychże podmiotów oraz podmioty tego prawa, które nabyły wyłącznie uprawnienia prawnopodatkowe. Podmioty te oraz inne podmioty prawa podatkowego mogą być również obowiązane do składania informacji podatkowych niebędących deklaracjami. Różnica między deklaracjami a informacjami – mimo niekonsekwencji pojęciowych prawodawcy (są to rożne formy zeznania podatkowego) – jest jednak dostrzegalna. Deklaracje dotyczą w sensie przedmiotowym niezbędnych elementów konstrukcji podatku lub tych elementów fakultatywnych, które rodzą bezpośrednie skutki majątkowe (fiskalne), czyli informują o istnieniu praw lub obowiązków prawnopodatkowych o charakterze majątkowym. Natomiast informacje dotyczą innych danych, które wiążą się z rozliczaniem podatków.
Najważniejsze jest to, że forma deklaracji podatkowych musi mieć charakter prawnie obowiązujący: musi być wprowadzona przepisem prawa. W przeciwnym przypadku nie można pociągnąć do odpowiedzialności podmiotu, który złożył ją wadliwie.