78 proc. średnich i dużych firm w Polsce stawia na cyfryzację, która znacząco przyspieszyła wskutek pandemii. Dzięki temu wiele procesów dzieje się automatycznie, dokumenty są bardziej dostępne (98 proc.), wzrasta efektywność pracy (86 proc.), a koszty spadają (82 proc.). Zmiany te wykorzystują też sądy. Wirtualna sala rozpraw, cyfrowe pokoje dla stron sporu i zespołów biegłych czy wizje lokalne z udziałem drona – to relacje z posiedzeń, które już się toczą przed jednym z największych w kraju sądem polubownym.
Transformacja cyfrowa najbardziej zaawansowana jest w dużych przedsiębiorstwach zatrudniających ponad 250 osób, w tym w spółkach Skarbu Państwa. W segmencie tym blisko 60 proc. firm deklaruje, że wykorzystuje nowe technologie na co dzień lub jest na zaawansowanym etapie ich wdrażania. Dla porównania: wśród firm średnich odsetek ten wynosi 46 proc. – wynika z badania Instytutu Humanities zrealizowanego we współpracy z PFR i firmą Microsoft.
Badanie pokazuje, że w całości lub częściowo procesy obsługiwane są przez technologie cyfrowe w ponad 80 proc. w obszarach księgowości, kadr i logistyki. Najniższy poziom zastosowania nowych technologii jest w sektorze produkcji (39 proc.). Wdrażanie nowych technologii i wykorzystanie chmury obliczeniowej nie jest już tylko dźwignią rozwoju, ale staje się warunkiem przetrwania firm i utrzymania konkurencyjności.
Nowe technologie są ułatwieniem także wtedy, gdy firma toczy spór z innym przedsiębiorstwem. W czasach pandemii często znacznie łatwiej jest zorganizować posiedzenie sądu online, niż stacjonarne. Zwłaszcza, gdy strony sporu mają siedziby w różnych częściach kraju, czy nawet świata.
W Sądzie Arbitrażowym przy Krajowej Izbie Gospodarczej odbyła się niedawno wideorozprawa, której uczestnicy łączyli się z Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Czech oraz kilku miast Polski. W sumie przesłuchano 19 świadków i 10 zespołów biegłych. Zorganizowano konferencje biegłych, w których brali udział także tłumacze z języka angielskiego i hiszpańskiego. Rozprawa była dużym przedsięwzięciem logistycznym, nie tylko ze względu na liczbę uczestników i rozlokowanie ich w różnych miejscach Europy. Było to także poważne przedsięwzięcie technologiczne. Na potrzeby posiedzenia powstała wirtualna sala rozpraw, cyfrowe pokoje dla stron sporu i zespołów biegłych (tzw. break rooms) oraz poczekalnie dla świadków (tzw. waiting rooms). Uczestnicy rozprawy udostępniali w jej trakcie prezentacje i opinie za pomocą funkcji share screen.
– W arbitrażu międzynarodowym rozprawy online są dziś standardem. W czasie pandemii wszystkie duże instytucje arbitrażowe, jak np. ICC w Paryżu, promują właśnie taki sposób prowadzenia postępowań. Jeśli chodzi o Polskę, nasz sąd jest na tym polu prekursorem. W okresie pandemii włożyliśmy wiele pracy w to, by działać nieprzerwanie i ułatwić klientom przeniesienie się do wirtualnej rzeczywistości. Inwestujemy w narzędzia, które czynią postępowania arbitrażowe jeszcze bardziej wygodnymi, szybkimi i – co w aktualnej sytuacji szczególnie istotne – bezpiecznymi; narzędzia, dla których kolejne ograniczenia dotyczące przemieszczania się pomiędzy poszczególnymi krajami nie stanowią bariery – mówi Agnieszka Durlik, dyrektor generalna Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie.
Wideorozprawa odbywała się w trybie hybrydowym – w siedzibie SA KIG obecny był tylko zespół orzekający. Pozostali uczestnicy postępowania łączyli się zdalnie. Średnio w każdym posiedzeniu uczestniczyły 24 osoby, w tym obecni podczas przesłuchania świadków oraz biegłych mężowie zaufania po każdej ze stron sporu, oraz managerowie dokumentowi.
Posiedzenia zwoływano w dwóch tygodniowych sesjach trwających w sumie 13 dni oraz w trzech dodatkowych terminach – ok. 80 godzin. W sumie arbitrzy wydali orzeczenie po ok. 16 dniach i 8 godzinach. – Czas gra na niekorzyść przedsiębiorców, zwłaszcza w okresie, gdy firma nie prosperuje lub jej działalność ze względu na szalejącą pandemię jest mocno ograniczona. Dlatego szybkość postępowania i przewidywalny z góry czas wydania rozstrzygnięcia to z punktu widzenia przedsiębiorców czynniki bardzo istotne. Przedsiębiorcy z branż bezpośrednio dotkniętych kolejnymi restrykcjami doceniają także doświadczenie w sporach oraz szeroki wachlarz arbitrów orzekających w naszym sądzie. A rosnąca popularność arbitrażu to przecież szansa na „odciążenie” mocno przeciążonych sądów powszechnych w rozstrzyganiu spraw gospodarczych – podkreśla Agnieszka Durlik.
Przed posiedzeniem Sąd Arbitrażowy przy KIG przeprowadził kilka połączeń testowych z uczestnikami, łączącymi się z Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Czech oraz kilku miast Polski. Przygotowano także plan awaryjny dla tych uczestników, którzy mieliby problemy techniczne – mogli oni skorzystać ze specjalnie wydzielonych w siedzibie SA KIG pomieszczeń oraz znajdującego się w nich sprzętu. Pomieszczenia te przystosowano zgodnie z aktualnie obowiązującymi zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego i Ministerstwa Zdrowia.
W trakcie całej rozprawy uczestnicy postępowania mogli korzystać ze wsparcia technicznego specjalistów IT, których wyznaczyły strony sporu. A w razie wystąpienia awarii, zaplanowano możliwość połączenia telefonicznego oraz mailowego z sekretarzem postępowania.
KN