Pandemia wymusiła radykalne przyspieszenie transformacji cyfrowej. Menedżerowie mają do dyspozycji nowe narzędzia i ogrom danych, które mogą pomóc w efektywnym zarządzaniu zespołem i projektami. Ale muszą – właściwie w każdej branży – rozwijać się pod względem technologicznym, żeby zapewnić swoim firmom przewagę konkurencyjną.
Robert Tomaszewski
Business Development Director, Altkom Akademia
Rosnąca popularność pracy zdalnej i hybrydowej (według listopadowego raportu Deloitte „Stan pracy hybrydowej w Polsce” aż 73 proc. firm wdrożyło już jasne zasady takiej organizacji pracy) zmieniła zupełnie sposoby zarządzania zespołami. Bez wsparcia oprogramowania efektywne organizowanie projektów, wyznaczanie i rozliczanie celów oraz ocena pracowników wydaje się prawie niemożliwa.
Wykorzystać pełnię możliwości
Od pracy hybrydowej odwrotu nie ma. We wspomnianym badaniu Deloitte 46 proc. pracowników zadeklarowało, że zaczęłoby szukać nowego pracodawcy, gdyby obecny podjął decyzję o zmniejszeniu liczby dni homeoffice’u. W sytuacji braku specjalistów na rynku nikogo na to nie stać.
Firmy od początku pandemii zaczęły masowo używać komunikatorów, narzędzi do telekonferencji, śledzenia postępów pracy czy zarządzania projektami. Słusznie, ale nadmiar narzędzi jest kontrproduktywny. Tymczasem najczęściej w przedsiębiorstwach są już rozwiązania IT, które mają podobne (albo i lepsze!) możliwości. Chociażby pakiet Microsoft 365. To kompleksowe narzędzie do pracy, komunikacji, zarządzania przepływem zadań, zarządzania projektami oraz analizy i prezentacji danych. Jednak większość użytkowników zna zapewne ułamek możliwości tego pakietu. Zamiast wydawać fortunę na wdrażanie kolejnych narzędzi, lepiej przeszkolić zespół, by w pełni wykorzystać te już działające w organizacji.
Według badań firm optymalizujących liczbę oprogramowania, w dużych przedsiębiorstwach liczba używanych aplikacji może przekroczyć 600 (!), a pojedynczy pracownik może być zmuszony do używania codziennie około 10 różnych aplikacji. Sam czas potrzebny na szukanie ich i przełączanie się pomiędzy nimi powoduje utratę zasobów i rosnącą frustrację zespołu. A do tego dochodzą kwestie bezpieczeństwa danych kopiowanych pomiędzy narzędziami, bez wiedzy osób odpowiedzialnych za cyberbezpieczeństwo.
Pracodawcy często nie wiedzą, że posiadają aplikacje, które powielają te same funkcje, przez co wydają pieniądze na zakup kolejnego oprogramowania. A brak szkoleń powoduje, że pracownicy wykorzystują tylko ok. 40 proc. możliwości danego narzędzia. Tu również jest rola menedżera w cyfrowym świecie: dopasowania rozwiązań technologicznych do potrzeb zespołu. Transformacja cyfrowa ma być środkiem do efektywniejszego zarządzania organizacją, a nie celem samym w sobie.
Rewolucja: zespoły rozproszone
Osoby na wyższych szczeblach często nie są jeszcze przygotowane na tryb pracy zdalnej i nie ufają narzędziom, a tym samym – pracownikom. Tymczasem najważniejsza umiejętność, którą w tej nowej rzeczywistości powinien posiadać menedżer, to sprawne wykorzystywanie technologii, by zarządzać całym zespołem. Dzięki znajomości narzędzi, z których korzysta firma, może sprawnie wyznaczać cele, monitorować postępy, analizować dane i oceniać pracowników.
Jak wynika z badań, duża część menedżerów nie ma zaufania do wydajności pracowników, którzy pracują poza biurem. Wielu nadal jest przekonanych, że są oni mniej efektywni. Do tego pozostając poza ich kontrolą, nie wykonują swoich zadań poprawnie. W rezultacie pracownicy zdalni są często pomijani podczas rozdawania zadań oraz przyznawania awansów i nagród.
Pracodawca widzi zaangażowanie, poświęcany czas oraz efekty pracy pracownika w biurze, a w przypadku pracownika zdalnego dostrzega natomiast wyłącznie efekt, co podświadomie wpływa na postrzeganie i wartościowanie różnych grup pracowników. Tymczasem jak wynika z badań, wydajność i motywacja pracowników zdalnych wcale nie spadła, a nawet wzrosła. Zmiana podejścia musi więc nastąpić w szeregach kadry zarządzającej.
Prawidłowe zarządzanie procesami – są do tego wyspecjalizowane narzędzia, chociażby Project i Project Server Microsoftu czy popularna w teamach programistycznych Jira – nie tylko pozwala ocenić przebieg projektu. Daje również twarde dane dotyczące pracy każdego członka zespołu. Odpowiednie ich wykorzystanie pozwala na obiektywną ewaluację pracowników.
Business Intelligence i AI
Właśnie, dane. Chyba nigdy w historii menedżerowie nie mieli do dyspozycji takiej ilości informacji. I stąd właśnie rosnąca popularność szkoleń z zakresu Business Intelligence oraz sztucznej inteligencji (AI), którą pokazuje opracowany przez Altkom Akademię raport „Rynek szkoleniowy w czasach niepewności”, opisujący wyzwania stojące przed polskimi firmami.
Za pomocą zdefiniowanych w BI wskaźników menedżerowie mogą przetwarzać dane w konkretne informacje, tak potrzebne do rozwoju firmy. By jednak tak się stało, muszą wiedzieć, skąd te dane pobierać i jak je uaktualniać. Wyzwaniem jest też analiza dużej liczby danych. Przyspieszenie transformacji cyfrowej spowodowało, że coraz częściej mówi się o tym, że wsparciem dla menedżerów będzie sztuczna inteligencja. To właśnie systemy AI mogłyby przeprowadzać wstępną segregację i analizę danych z wnioskami do dalszej interpretacji. W ten sposób informacje nie będę przytłaczały osób zarządzających, tylko dadzą im obiektywne wskaźniki dotyczące pracy zespołów, prowadzonych projektów i rozwoju firmy.
Co ważne menedżerowie powinni również dobrze przeszkolić się z używania wszystkich narzędzi, na których pracują członkowie ich zespołów. Najbardziej efektywne są szkolenia prowadzone oddzielnie dla menedżerów oraz dla pracowników, bo różne kwestie leżą w obszarze ich zainteresowań.
Nowocześni menedżerowie muszą nadążać za transformacją cyfrową. Muszą rozwijać się pod względem technologicznym i zdawać sobie sprawę z tego, jakie cele chcą osiągnąć i dokładnie wiedzieć, jakie narzędzia będą do tego potrzebne.