Z Tomaszem Spłuszką, Principal Value Engineer w OpenText Polska rozmawia Katarzyna Mazur
Polska jest jednym z pionierów w Unii Europejskiej we wprowadzaniu elektronicznej wymiany faktur. Polscy przedsiębiorcy są otwarci na nowe rozwiązania technologiczne?
Co do zasady fakturowanie elektroniczne w Polsce jest możliwe od 2005 r. Wtedy pojawiła się pierwsza ustawa, która zrównała faktury elektroniczne z papierowymi. I tak naprawdę od tamtego momentu polskie firmy zaczęły wdrażać faktury elektroniczne. Wspomniana ustawa na samym początku pozwalała na wymianę faktur za pośrednictwem rozwiązań klasy EDI (czyli elektronicznej wymiany danych) albo faktur z podpisem cyfrowym, kwalifikowanym. Wówczas zainteresowanie tematem ze strony przedsiębiorców było znikome. W 2011 r. oraz w 2014 r. prawo zostało zliberalizowane i tak naprawdę pozwoliło na szerszą implementację e-faktur w Polsce. Umożliwiono wysyłkę faktur do kontrahentów w dowolny sposób, w dowolnym formacie. To sprawiło, że niektóre sektory gospodarki, jak sieci handlowe, dostawcy różnych usług, branża automotive, czy firmy telekomunikacyjne, zaadoptowały e-faktury do swojej codziennej działalności. Są zatem branże, gdzie Polska jak najbardziej ma już dużo faktur wymienianych w systemie elektronicznym. Jesteśmy kolejnym krajem unijnym, po Włoszech, który wprowadza obowiązek stosowania e-faktur. Inne kraje w Europie dopiero planują takie zmiany – Francja, tak jak Polska, w 2024 r., Hiszpania się nad podobnym rozwiązaniem zastanawia.
Co planowany przez Ministerstwo Finansów KSeF zmieni, jeśli chodzi o wymianę faktur między kontrahentami?
Tak jak powiedziałem, co do zasady faktury elektroniczne w Polsce funkcjonują, ale funkcjonują w tzw. reżimie podmiotowym. To znaczy, że administracja skarbowa nie bierze udziału w ich wymianie. Może je kontrolować post factum, ale nie jest stroną w procesie wymiany. To, co się zmieni od lipca 2024 r., to to, że będziemy mieli platformę KSeF, czyli platformę centralną, poprzez którą będziemy wystawiać i odbierać faktury. To duża zmiana.
KSeF w Polsce funkcjonuje od 1 stycznia 2022 r. dobrowolnie dla wszystkich podatników. Jak ten okres testowy oceniają ci, którzy z niego korzystają? Jak wielu przedsiębiorców zdecydowało się na testowanie tego systemu?
Obecnie brak oficjalnych statystyk ze strony Ministerstwa Finansów, ile firm używa KSeF-u, czyli korzysta z możliwości dobrowolnej integracji z platformą Ministerstwa Finansów. OpenText jako firma, która dostarcza rozwiązanie do obsługi e-faktur, widzi, że większość firm w tym momencie albo jest na etapie wyboru dostawcy, albo tak naprawdę dopiero planuje uruchomienie zapytań ofertowych/wybór rozwiązania do obsługi e-Faktur. Na ten moment większość podatników nie korzysta z KSeF. Z informacji, które są dostępne na LinkedIn, jedynie około 4 proc. firm postanowiło dobrowolnie zintegrować się z KSeF.
Wspomniał Pan o wyborze dostawcy. Jak od strony procesowej dla przedsiębiorców będzie wyglądało wdrożenie KSeF? Wiąże się ono z koniecznością implementacji jakiegoś szczególnego oprogramowania, z dodatkowymi kosztami, z zatrudnieniem dodatkowych usługodawców?
Wszystko zależy od tego, jak firma wystawia faktury. Są firmy, które korzystają z darmowych rozwiązań portali do wystawiania faktur. One najprawdopodobniej będą miały możliwość wystawienia faktury przez KSeF. Są firmy, które korzystają z systemów klasy ERP i systemów finansowo-księgowych. I te systemy możemy zintegrować z KSeF-em w dwojaki sposób. Możemy zrobić upgrade tego rozwiązania i tak naprawdę wdrożyć moduł, który będzie automatycznie integrował system finansowo-księgowy z platformą KSeF, lub możemy skorzystanie z operatora, dostawcy usług, który zintegruje się z naszym systemem i umożliwi komunikację z KSeF-em. Bez względu na to, jaką ścieżkę wybierze podatnik, to po jego stronie leży konieczność dostosowania obecnego rozwiązania IT do KSeF. Systemy, z których korzystają firmy obecnie, nie były przewidziane na komunikację z KSeF, nie mają wbudowanej struktury XML KSeF i nie mają wbudowanej komunikacji API do KSeF, więc na pewno inwestycje po stronie podatników są konieczne, aby móc wymieniać się fakturami poprzez ministerialną platformę.
W takim razie jak, oprócz tego, że finansowo, przedsiębiorca powinien się przygotować do wdrożenia KSeF?
Przede wszystkim musi powstać zespół. Oczywiście jego wielkość będzie zależeć od wielkości firmy, od ilości faktur, które są wymieniane, od systemów, z których korzysta firma. Polscy przedsiębiorcy muszą zrozumieć, co mają po swojej stronie, jeśli chodzi o systemy finansowo-księgowe, z których korzystają, jak te faktury mają być wysyłane do KSeF, jak będą odbierane. Tak jak wspomniałem, w zależności od wielkości firmy to może być kilka osób, a nawet kilkanaście, które zajmą się projektem. I pamiętajmy, że ten nie dotyczy tylko warstwy IT. Nie jest to tylko kwestia dostosowania systemów. Chodzi też o procesy księgowe i biznesowe i ich dostosowanie do nowej metody wymiany faktur.
OpenText oferuje swoim klientom rozwiązanie, które pozwala na integrację ich systemów z KSeF-em. Czym to narzędzie się wyróżnia? Co daje przedsiębiorcom?
Rozwiązanie, które oferujemy, bazuje na naszej chmurze. Umożliwia ono integrację istniejących systemów finansowo-księgowych, czy systemów ERP z naszą platformą, tak aby klienci po swojej stronie mogli wykorzystać istniejące rozwiązania oraz procesy biznesowe, czyli zminimalizować ryzyka związane z wprowadzeniem KSeF. Wybierając nasze rozwiązanie, klienci mogą skorzystać z istniejącego rozwiązania do komunikacji z KSeF, rozwiązania które może być zintegrowane z dowolnym systemem, z którego korzysta klient. Co więcej, za pomocą naszej platformy jesteśmy w stanie też wymieniać się innymi dokumentami, czyli nie zawężamy się w naszym rozwiązaniu tylko do faktur elektronicznych, ale umożliwiamy całościową obsługę wymiany danych pomiędzy kontrahentami biznesowymi. Czyli możemy wymieniać się zamówieniami, realizować wysyłkę towarów czy integrować się z operatorami logistycznymi.
Kilka tygodni temu polscy przedsiębiorcy dowiedzieli się, że termin wprowadzenia obowiązkowej wymiany faktur elektronicznych w systemie KSeF został przedłużony do lipca 2024 r. Z czego wynika opóźnienie wprowadzenia tego obowiązku?
W chwili obecnej nie mamy finalnej ustawy, która wdraża KSeF w Polsce. Mamy jedynie zapowiedzi zmian w ustawie, w tym zapowiedź przesunięcia terminu o pół roku, czyli teoretycznie znamy moment obowiązkowego uruchomienie KSeF. Na chwilę obecną to tylko zapowiedzi, co oznacza, że polscy podatnicy nie mają stuprocentowej pewności, kiedy muszą wdrożyć czy od kiedy rozpocząć projekt. Dodatkowo nie została jeszcze opublikowana finalna dokumentacja struktury logicznej e-Faktury, a co za tym idzie polscy podatnicy nie wiedzą tak naprawdę, jak wygląda techniczna warstwa KSeF, przez co wiele firm jeszcze zwleka z decyzją o rozpoczęciu wdrożenia KSeF w swojej firmie. Firmy przed rozpoczęciem projektów chcą mieć pewność, że rozwiązanie, które będą adoptowali po swojej stronie, spełnia wszystkie wymogi prawne i techniczne. Według naszych szacunków średnia czas na wdrożenie KSeF to kilka miesięcy. W niektórych firmach może to nawet trwać od 9 do 12 miesięcy. Patrząc na harmonogram prac po stronie rządu, jeżeli ustawa pojawi się w marcu, wejdzie w życie w czerwcu. To oznaczałoby, że bez zmiany terminu firmy miałyby ok pół roku na uruchomienie KSeF. Tutaj warto jeszcze zwrócić uwagę na fakt, że KSeF ulegnie zmianie (zmiany techniczne, m.in. po stronie struktur logicznych). To oznacza, że dostawcy rozwiązań i systemów finansowo-księgowych muszą też dostosować się do tych zmian. Więc jeżeli ktoś już przygotował rozwiązanie pod KSeF, to musi je zmodyfikować. Dlatego półroczny okres byłby najprawdopodobniej zbyt krótki, żeby polskie firmy mogły się zintegrować i stąd o przesunięciu wprowadzenia KSeF.
Ministerstwo Finansów zapowiedziało też odroczenie sankcji i ich liberalizację dla tych, którym wdrożenie systemu nie uda się na czas.
Sankcje pojawiły się po raz pierwszy w projekcie ustawy, który był opublikowany w grudniu 2022 r. Planowano uruchomienie KSeF 1 stycznia 2024 r., a sankcje miały być uruchomione pół roku później. Z uwagi na fakt, że teraz przesunięto termin wdrożenia na lipiec 2024 r., sankcje również uległy przesunięciu. Jeśli chodzi o samą kwestię liberalizacji, obecnie tak naprawdę brak informacji ze strony ministerstwa, jak będzie to wyglądało. Czy te kwoty, o których była mowa w projekcie ustawy, zostaną pomniejszone? Za co te sankcje będą nakładane? Nie wiemy. Musimy poczekać na finalną wersję ustawy.
Mimo tej niepewności co do ostatecznego kształtu ustawy, jakie korzyści dla przedsiębiorców, a jakie dla strony skarbowej płyną z wdrożenia KSeF?
Firmy wdrażają e-faktury po to, żeby zoptymalizować i zautomatyzować procesy biznesowe. Taką najprostszą, widoczną gołym okiem korzyścią jest brak konieczności drukowania faktur. Nie ma też konieczności wysyłania ich np. pocztą czy kurierem, co oznacza oszczędność i czasu i pieniędzy. Co więcej, faktura jest przekazywana do naszego kontrahenta w trybie online, więc mamy pewność, że trafi bezpośrednio do właściwego odbiorcy. Jeżeli chodzi o odbiorców faktur, to firmy, które odbierają tysiące, jak nie setki tysięcy faktur, są nastawione na automatyzację procesów – chcą, żeby dokumenty automatycznie „wpadały” do systemów ERP, po to, żeby były sprawnie weryfikowane pod kątem reguł biznesowych, np. zgodności danych faktury z zamówieniem. Oczywiście są też na rynku firmy, które wymieniają bardzo niewielkie ilości faktur, dla których wdrożenie KSeF stanowić może komplikację, a nie optymalizację czy automatyzację procesów biznesowych. W przypadku takich podmiotów odbiór konieczności wdrożenia KSeF niekoniecznie jest pozytywny.
Jeśli natomiast chodzi o administrację publiczną, to wdrożenie KSeF oznacza, że będzie ona miała dostęp do wszystkich faktur w sposób elektroniczny. To oznacza, że procesy audytu czy kontroli skarbowej będą się mogły odbywać w sposób automatyczny. Zatem po stronie administracji skarbowej także możemy mówić o oszczędności czasu i pieniędzy. Niewątpliwie jednak elementem kluczowym dla instytucji publicznych jest uszczelnienie luki VAT-owskiej i założone wpływy do budżetu wynikające z uszczelnienia systemu.