Hybrydowy e-CMR, rozwiązanie GS1 Polska i Trans Assist, pozwala legalnie czerpać korzyści z e-dokumentów w logistyce. Dzięki e-CMR firma Colian Logistic zmniejszyła ryzyko błędu ludzkiego, obniżyła koszty zużycia papieru oraz przyspieszyła rozliczenie usługi transportowej.
W przeciwieństwie do innych branż, które od lat stosują e-dokumenty, np. elektroniczne faktury, przewoźnicy nie mogą swobodnie korzystać z cyfrowych dokumentów. U 99 proc. przewoźników na terytorium Unii Europejskiej najważniejszy dokument transportowy, czyli międzynarodowy list przewozowy (CMR), to nadal kartka papieru.
Choć wielu przewoźników chce zdigitalizować swoje procesy biznesowe, obowiązujące w Polsce prawo im na to nie pozwala. Sytuacja ma się zmienić wraz z zapowiadanymi regulacjami, które w 2025 roku mają umożliwić wykorzystywanie elektronicznego listu przewozowego (e-CMR) w całej Unii Europejskiej. Firmy, które już teraz chcą przejść na cyfrowe procesy biznesowe, mogą zastosować rozwiązanie hybrydowe, które pozwoli im osiągnąć korzyści, a jednocześnie zachować zgodność z prawem.
Hybrydowy e-CMR: technologiczny skok w przyszłość
Firma Colian Logistic to krajowy i zagraniczny spedytor. W 2022 roku Colian zdecydował się pilotażowo uruchomić elektroniczny list przewozowy (e-CMR) we współpracy z GS1 Polska oraz Trans Assist, by poprawić efektywność dostaw i zarządzanie zapasami. Przewoźnikowi zależało także na szybkiej identyfikowalności produktów w całym łańcuchu dostaw na wypadek zagrożeń czy potrzeby wycofania partii produktów.
CASE STUDY
Pierwsze testy realizowano w ramach grupy Colian na trasie Polska – Anglia. Zleceniodawcą była firma Colian, operatorem logistycznym – Colian Logistic, a odbiorcą – Colian UK. Aby cały proces przebiegał bez przeszkód, wszystkie podmioty musiały wdrożyć aplikację Trans Assist – która pozwala generować i obsługiwać elektroniczne listy przewozowe. Koordynatorem wdrożenia było GS1 Polska, organizacja, która oferuje globalne rozwiązania do jednoznacznej identyfikacji. Wszystkie dane dotyczące przewozu były uzupełniane na platformie Trans Assist. Zamiast trzech kopii dokumentu e-CMR drukowana była tylko jedna kopia, którą miał przy sobie kierowca. To na wypadek kontroli: papierowy dokument jest nadal obowiązkowy, a jego brak grozi nałożeniem kary finansowej. Po dotarciu do Wielkiej Brytanii pracownik magazynu podpisywał dokumenty cyfrowo na smartfonie kierowcy. Następnie dokumenty trafiały na maila do wszystkich stron procesu, co otwierało drogę do zafakturowania usługi.
Obsługa dokumentów o 60 proc. szybsza dzięki e-CMR
Dzięki wdrożeniu firma Colian Logistic skróciła średni czas obsługi listu przewozowego z około 8 minut do 5 minut (o 62,5 proc.). Rozwiązanie pozwoliło wyeliminować błędy i braki w dokumentacji. Zwiększył się także komfort korzystania z danych, ponieważ elektroniczna wersja CMR jest wygodniejsza w użyciu. Kolejnym plusem jest też łatwiejsza archiwizacja: wersja elektroniczna listu przewozowego jest dostępna na żądanie dla wszystkich stron.
Dzięki e-CMR firma Colian ograniczyła błędy ludzkie, obniżyła koszty zużycia papieru oraz przyspieszyła płatności za usługę transportową. Fakturowanie rozpoczyna się zaraz po zakończonym transporcie. Zastosowanie platformy e-CMR pozwala rozpocząć proces fakturowania zaraz po zakończonym transporcie. Eliminuje to konieczność oczekiwania na otrzymanie dokumentów zwrotnych od odbiorcy ładunku. Colian Logistic zdecydował się wykorzystać elektroniczne wersje listu przewozowego również na innych międzynarodowych trasach, licząc na jeszcze większe korzyści.
Od cyfryzacji w logistyce nie ma już odwrotu. Zgodnie z unijnym rozporządzeniem e-FTI elektroniczna informacja o transporcie towarowym będzie wkrótce obowiązywała w całej UE. Firmy, które już teraz zdecydują się na pilotaże-CMR z GS1 Polska, mogą korzystać z rozwiązania hybrydowego. W ten sposób mogą zyskać znaczną przewagę na rynku– komentuje Agata Horzela, menedżerka ds. TSL w GS1 Polska.
– Wypełnianie CMR w tradycyjnej formie jest bardzo czasochłonne. Przy ręcznym wprowadzaniu danych zdarzają się pomyłki, w związku z czym należy cały proces powtórzyć. Problematyczne są również sytuacje, w których klient odbiera towar, a my nie mamy danych kierowcy oraz firmy realizującej transport do czasu, kiedy nie pojawi się u nas w magazynie. Wówczas nie możemy sami uzupełnić CMR – opowiada Sebastian Wiza, analityk systemów informatycznych Colian Logistic.
Materiał partnera