Nie daj się zaskoczyć KSeF – 5 praktycznych porad, o których musisz pamiętać
Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stało się jednym z najważniejszych projektów transformacyjnych w polskich przedsiębiorstwach.
Renata Łukasik
Dyrektor Pionu Produkcji Systemów ERP, Członek Zarządu Asseco Business Solutions S.A.
Raport „Gotowość polskich firm na KSeF” jasno pokazuje, że większość przedsiębiorstw poważnie podchodzi do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – aż 71 proc. firm deklaruje częściową lub pełną gotowość. Jednak badania i nasze doświadczenia wdrożeniowe jasno pokazują, że samo przygotowanie techniczne to za mało. KSeF to projekt, który wymaga zmian w sposobie organizacji pracy, odpowiedzialności i obiegu informacji. Na podstawie doświadczeń z projektów realizowanych dla naszych klientów, przygotowaliśmy pięć praktycznych porad, które pomagają przedsiębiorstwom przejść przez proces integracji z KSeF sprawnie, bezpiecznie i z realnymi korzyściami biznesowymi.
1. Przygotuj procedury awaryjne i scenariusze wyjątków
Opracuj procedury na wypadek sytuacji nietypowych. KSeF może być okresowo niedostępny – firmy muszą mieć plan działania w trybie offline. Warto zdefiniować, jak postępować w razie spiętrzenia przesyłania dokumentów lub błędów komunikacji z serwerami Ministerstwa Finansów.
Coraz częściej pojawia się problem faktur scamowych – fałszywych dokumentów wystawianych przez podmioty podszywające się pod kontrahentów. Ich rozpoznanie i odrzucenie wymaga nie tylko czujności użytkowników, ale i wsparcia systemowego – walidacji danych i automatycznego sprawdzania wiarygodności kontrahenta.
2. Ujednolić obsługę faktur zakupowych
Dużym wyzwaniem jest równoległa obsługa dokumentów z KSeF i spoza niego (np. zagranicznych). Warto wszystkie faktury zakupowe obsługiwać w jednym procesie i narzędziu. Integracja ERP z KSeF powinna objąć również procedury wewnętrzne.
3. Zadbaj o identyfikację zakupów pracowniczych
Wiele firm zmaga się z sytuacjami, gdy faktura trafia do systemu, ale trudno ustalić, kto dokonał zakupu. Rekomendujemy mechanizmy awizacji zakupów – narzędzia pozwalające powiązać dokument z osobą odpowiedzialną. System ERP może automatycznie przypisać fakturę na podstawie zgłoszenia.
4. Postaw na rozwiązania wspierające jakość danych
Kluczowym elementem przygotowania jest solidna warstwa komunikacyjna pomiędzy ERP a systemem MF. W Asseco Business Solutions proponujemy platformę Businesslink, która automatyzuje wymianę danych i obsługuje tryby awaryjne. Integralną częścią jest BusinessCheck – narzędzie weryfikujące e-faktury według ponad 40 reguł. System sprawdza poprawność kursów walut, danych kontrahenta i wymaganych pól, wykrywając błędy zanim staną się problemem podatkowym.
5. Włącz ludzi w proces
Najlepsze narzędzia nie zadziałają bez zaangażowania zespołów. Warto włączyć działy księgowe, zakupowe i IT w testy oraz szkolenia. Praktyczne przygotowanie pracowników pozwala przejść przez wdrożenie bez przestojów i stresu.
Podsumowując: integracja ERP z KSeF to dla firm okazja do uporządkowania procesów i automatyzacji obiegu dokumentów. Ci, którzy zaczną działać z wyprzedzeniem, zyskają przewagę – nie tylko technologiczną, ale i organizacyjną.
