Zarządzanie należnościami zaczyna się przed wystawieniem faktury
Windykacja coraz rzadziej zaczyna się po terminie płatności. W firmach, które świadomie zarządzają płynnością, jej początek przesuwa się na moment wyboru kontrahenta, ustalania warunków współpracy oraz bieżącej kontroli należności. To ważna zmiana w podejściu do biznesu: faktura z odroczonym terminem płatności nie jest już wyłącznie częścią sprzedaży, ale także formą finansowania klienta. A każde finansowanie oznacza ryzyko.
Jakub Kostecki
wiceprezes Zarządu Kaczmarski Inkasso
Skala problemu pokazuje, dlaczego prewencja staje się koniecznością. Z badań Kaczmarski Inkasso wynika, że połowa firm z sektora MŚP doświadcza opóźnień w płatnościach, a co 3. odczuwa ich duży wpływ na codzienne funkcjonowanie. W średnich przedsiębiorstwach przeterminowane płatności stanowią ponad 20 proc. wartości wystawianych faktur, a w małych firmach aż 44 proc. To zamrożone pieniądze.
Sprawdzanie klienta, monitoring należności i jasna komunikacja
Dlatego nowoczesne zarządzanie należnościami nie może ograniczać się do reagowania, gdy klient już nie płaci. Najważniejszy jest pierwszy etap podczas decyzji o rozpoczęciu współpracy. Firmy powinny wtedy traktować weryfikowanie wiarygodności płatniczej kontrahenta, określenie limitu kupieckiego, długości terminu płatności czy zasad rozliczeń podobnie jak decyzję kredytową.
Drugim filarem jest monitoring należności. Jego rola nie sprowadza się do wysyłania przypomnień. Dobrze prowadzony monitoring działa jak system wczesnego ostrzegania: pozwala wychwycić u klienta zmianę zachowań płatniczych, opóźnienia w akceptacji faktur, unikanie kontaktu czy nietypowy wzrost zamówień. Im szybciej firma zareaguje, tym większa szansa, że problem uda się rozwiązać polubownie, bez trwającego długo postępowania sądowego.
Znaczenie mają też narzędzia dyscyplinujące i zabezpieczające, takie jak pieczęć prewencyjna na fakturze, jasno opisane procedury postępowania, gdy klient nie płaci oraz przewidywalna ścieżka eskalacji. Kontrahent powinien wiedzieć, że należności są monitorowane, a brak płatności uruchomi kolejne, z góry określone kroki.
Najskuteczniejsze działania wobec zaległości to te, które zaczynają się, zanim opóźnienie przerodzi się w poważny problem z płynnością. Monitoring płatności, jasne procedury i konsekwentna komunikacja z kontrahentami pomagają utrzymać dyscyplinę finansową, a jednocześnie nie podkopują relacji biznesowych.
Plan działania, gdy klient nie płaci
Prewencja ma także wymiar organizacyjny. Z badań Kaczmarski Inkasso wynika, że 65 proc. przedsiębiorców posiada plan działania na wypadek braku zapłaty, ale co 3. mikrofirma i co 7. średnie przedsiębiorstwo nadal go nie ma. Często podejmują pojedyncze kroki: telefon, e-mail, SMS, czasem wezwanie do zapłaty. Jednak nie zastąpią one procedury, w której wiadomo, kiedy przypominać o płatności, kiedy przekazać sprawę do windykacji polubownej, a kiedy rozważyć drogę sądową.
Wielu przedsiębiorców wciąż zwleka z upominaniem się o pieniądze, bo boi się pogorszenia kontaktów z klientem, albo zakłada, że przy niższej kwocie „nie warto”. To błędne podejście. Tolerowanie opóźnień osłabia pozycję wierzyciela i uczy kontrahentów, że terminy płatności są umowne. Profesjonalna windykacja polubowna porządkuje relacje: oddziela emocje od rozmowy o zobowiązaniu i daje szansę na ustalenie harmonogramu rzeczywistej spłaty zaległości.
