Za sprawą rekordowo dynamicznego rozwoju nowych technologii, działy finansowe przechodzą szereg rewolucyjnych zmian. W Deloitte prowadzimy badania, które pozwalają nam zrozumieć otaczającą rzeczywistość, a także zmiany, które będą następowały w przyszłości. Zarówno z analiz, jak i rozmów z przedstawicielami biznesu wyłania się obraz konkretnych zmian w działach finansowych oraz roli CFO jako szefa finansów i partnera do rozmów strategicznych z działami biznesowymi.
Monika Warmbier
partner Finance & Performance, Dział Konsultingu Deloitte
Robert Nowak
partner Business Tax, lider Programu CFO Deloitte
Jak bardzo zmieniają się organizacje?
Już od dawna nie mamy do czynienia z działami przepełnionymi księgowymi, którzy ręcznie wypisują, rozliczają i sprawdzają faktury – wszystkie te elementy dzieją się z wykorzystaniem technologii. Wiele procesów finansowych jest bowiem już całkowicie albo częściowo zautomatyzowanych. Naturalnym jest, że w organizacjach może występować niechęć przed zmianą, ważne by odpowiednio zarządzać i przygotować organizację na rozwój. Zmiana może bowiem wpływać motywująco na zespoły i wzbudzić poczucie innowacyjności, które bez tego bodźca pozostałyby w uśpieniu. Proces dalszej automatyzacji nie może oczywiście przebiegać w oderwaniu od kultury danej organizacji, powinien wynikać bezpośrednio z potrzeb oraz opierać się na możliwościach. To co kiedyś stanowiło rytm organizacji, czyli zamknięcie miesiąca, gdy na mapie zadań pojawiał się VAT a od września do grudnia robiło się budżetowanie na kolejny rok, całkowicie zmieniło swój harmonogram. Dziś często nie ma w ten sposób rozumianych zamknięć, a dane i informacje finansowe potrzebne są non-stop w czasie rzeczywistym.
CFO musi znać najnowsze trendy i mówić językiem biznesu, taka jest dziś jego rola – kluczowego partnera biznesowego a nie jedynie support’u (z ang. wsparcie), elementu compliance finansowego, czy też controlingu post factum. Finanse mają unikalną pozycję w organizacji – mogą prowadzić dialog z całą firmą na temat nie tylko historycznych wyników finansowych, ale również planów, spodziewanych zwrotów z określonych inwestycji. Nie bez znaczenia dla tej roli są również narzędzia stosowane przez działy finansowe. Choć Excel jest nadal obecny, to często nie jest wystarczającym i jedynym narzędziem, w szczególności tam, gdzie analizy czy symulacje muszą być przeprowadzane niemal w czasie rzeczywistym.
Jakie są bariery, a jakie szanse wynikają ze zmiany?
Warto mieć świadomość istniejących barier, patrząc przez pryzmat wielkości przedsiębiorstwa, jego skomplikowania i już istniejących wewnątrz procesów. W globalnych firmach, w których systemy finansowo-księgowe są wprowadzane na poziomie spółki dominującej i rozwiązania stosowane w „spółce matce” są w następnej kolejności transponowane na spółki zależne. Taki roll – out a tym bardziej jego brak może przekładać się na brak gotowości systemów IT do pełnego wsparcia biznesów lokalnych lub też niespójność wdrożonych rozwiązań z lokalną wizją działania. Dyrektor IT i dyrektor finansowy muszą umieć prowadzić ze sobą konstruktywną rozmowę, znaleźć wspólny dla finansów i technologii język, rozumieć wymagania biznesu tak, aby wspólnie znaleźć najlepszą i możliwą do wdrożenia technologię, która będzie wspierała funkcje finansów, a dokładnie całą firmę w podejmowaniu kluczowych decyzji.
Innym ważnym aspektem jest kwestia oczekiwanych kompetencji w działach finansowych. Jeszcze w niedalekiej przeszłości kierunki kształcące finansistów i księgowych były niezwykle atrakcyjne i przyciągały młode talenty. Obecnie we wszelkich obszarach działalności popularność zyskały zupełnie inne kompetencje – głównie uwzględniające umiejętności technologiczne. Na rynku są dziś dostępni pracownicy z całego świata z pełnym wachlarzem tego typu umiejętności, w zespołach finansowych jest miejsce dla coraz większej ilości informatyków, osób zajmujących się data science (z ang. nauką o danych), zaawanasowaną analityką i AI. Warto zaznaczyć, że ta zmiana roli księgowych jest ogromną szansą dla pracowników finansów, których uwolniony czas może być przeznaczony na wsparcie dla biznesu w podejmowaniu kluczowych decyzji.
Jak powinny wyglądać procesy w dziale finansowym?
Z raportów Deloitte Global Intelligent Automation oraz Tax Transformation Trends Survey wynika, że po pandemii Covid-19 priorytetem działów finansowych – w tym: podatkowych jest m.in. upraszczanie modeli danych – dostosowywanie ich do faktycznych potrzeb. Jednocześnie ponad 85 proc. organizacji na nowo definiuje swoje metody zarządzania pracą. Jednym ze sposobów automatyzacji jaką można zastosować jest fragmentaryczne podejście do procesów, podzielenie ich na mniejsze części i sprawdzenie ich potencjału do automatyzacji. Wprowadzanie małych, powtarzalnych automatyzacji da nam na koniec zautomatyzowany proces (chodzi tu o wszelkie procesy finansowe w tym procesy podatkowe). Jednak podstawą sukcesu będzie jakość danych. Musimy zaakceptować rzeczywistość, w której sprawozdanie finansowe składane jest elektronicznie w formacie XBRL. Wszystkie operacje na VAT’cie, a lada moment KSEF i JPK również zostaną ujednolicone. Nie będzie zatem podwójnych standardów. Za kilka lat będziemy musieli wykazywać najdrobniejsze szczegóły transakcji naszego przedsiębiorstwa odpowiednio ujednolicone w formie elektronicznej. Jeśli dane wyjściowe nie będą odpowiedniej jakości, wówczas cały proces będzie miał luki, które staną się zagrożeniem dla naszej firmy. Musimy zatem zadbać o jakość danych początkowych.
Jeśli chodzi o technologie w finansach, na pewno należy wymienić rolę systemów ERP. Często ich sercem jest system finansowo-księgowy, jednak szereg modułów dotyczących CRM czy systemów magazynowych, produkcyjnych, konsolidacyjnych czy planistycznych pozwala obsłużyć wiele obszarów funkcjonowania organizacji. Maksymalizowanie czerpania korzyści z funkcjonowania takich systemów wymaga wymienionego wcześniej standaryzowania procesów. Warto podkreślić, że popularne systemy ERP to najczęściej systemy chmurowe, regularnie aktualizowane przez dostawców, udostępniane w modelu subskrypcyjnym.
Jakie wyzwania stoją przed współczesnym działem finansów?
Wszystko co dzieje się w otaczającym nas świecie społeczno-gospodarczym bardzo istotnie wpływa na działalność firm, w tym działów, których zadaniem jest zarządzenie finansami swoich organizacji. Wśród istotnych zmiennych znajdują się m.in. tempo zmian przepisów i sytuacja legislacyjna, do której firmy muszą się dostosowywać przygotowując raportowanie danych historycznych.
Obserwujemy zwiększoną liczbę precyzyjnych kontroli podatkowych i postępowań wyjaśniających. To jak dział finansowy poradzi sobie z wdrażaniem przepisów wpływa na postrzeganie całej firmy. Dostosowanie do zmieniających się przepisów wymaga nie tylko czasu, ale przede wszystkim odpowiednio wykształconych i zaangażowanych pracowników.
Pamiętajmy, że od działów finansowych oczekuje się nie tylko raportowania historycznych informacji finansowych, ale również wsparcia przy podejmowaniu decyzji: prognoz, forecastów, wyjaśnienia odchyleń od planów. Wynikiem tych oczekiwań jest zwiększona rola działów controllingu. Ogromnym wyzwaniem związanym z koniecznością zaimplementowania zmian wynikających ze zmian legislacyjnych, technologicznych oraz zmienionej roli finansów jest fakt, że te kompleksowe projekty implementacyjne powinny być realizowane równolegle do codziennych zadań tych zespołów. Tutaj w wielu przypadkach przychodzi z pomocą zmiana modelu operacyjnego funkcjonowania finansów. Z powodzeniem funkcje finansowe działają w modelu Shared Service Centers (Centra Usług Wspólnych) czy Global Business Centers.
Dziś są to centra wiedzy i kompetencji obsługujące całe organizacje przygotowane do wprowadzania zmian, z właściwymi zasobami i zorientowane na cel.
A zatem, przyszłość finansów to:
– Jeszcze większa (lub całkowita) automatyzacja procesów finansowych i podatkowych – z coraz istotniejszym elementem wykorzystywania sztucznej inteligencji;
– Konieczność odpowiedniego zaprojektowania procesów oraz zadbanie o jakość danych wsadowych;
– Dla samych dyrektorów finansowych istotna zmiana roli i pogłębienie elementu bycia partnerem biznesowym w stosunku do wszystkich działów firmy;
– Nowe wyzwania rekrutacyjne do działów finansowych / podatkowych – z coraz większym otwarciem na nieoczywiste w dotychczasowym podejściu kompetencje pracowników.
Materiał partnera