KSeF i e-fakturowanie – odłożony w czasie obowiązek, z którym nie warto czekać

Niemalże dwa lata później niż pierwotnie planowano wejdzie w życie obowiązek e-fakturowania. Nie od 1 lipca 2024 roku, a ostatecznie od 1 kwietnia 2026 roku wszystkie organizacje będą musiały być zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Co to oznacza dla przedsiębiorców i jak przygotować się na nadchodzące z opóźnieniem zmiany?

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur jest platformą, która umożliwia generowanie i udostępnianie strukturalnych faktur. Głównym celem KSeF jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich w jedno miejsce. W ten sposób systemy fakturowania i księgowości będą połączone z KSeF, co umożliwi przesyłanie faktur sprzedaży oraz odbieranie faktur przez systemy księgowe.

Dlaczego obowiązkowy KSeF został przesunięty w czasie?

Po wyborach parlamentarnych w październiku 2023 roku, nowa władza zleciła zewnętrzny audyt Krajowego Systemu e-Faktur. Wykazał on krytyczne błędy w realizacji projektu. W tym, przede wszystkim, źle zaprojektowaną architekturę IT, która wpływała na wydajność, awaryjność, bezpieczeństwo, możliwość utrzymania oraz dalszy rozwój systemu oraz możliwość jego odtwarzania.

– Raport z badania zawiera kilkaset szczegółowych informacji o błędach, uwag i zaleceń do architektury, kodów źródłowych oraz bazy danych. Jako Ministerstwo Finansów jesteśmy odpowiedzialni za bezpieczne funkcjonowanie obrotu gospodarczego, dlatego na podstawie otrzymanych wyników podjęliśmy decyzję o istotnym przesunięciu terminu obowiązkowego KSeF – tłumaczy minister finansów, Andrzej Domański.

Po przeprowadzonym audycie podjęto również decyzję o budowie architektury systemowej od początku. Wykonawca powoła zespół specjalistów od architektury IT. Wszystkie te działania mają sprawić, że system będzie niezawodny, bezpieczny i bardziej funkcjonalny.

– Jeśli w lipcu miałoby się okazać, że system nie działa i cały rynek przez to stoi, to była to jedyna słuszna decyzja. Natomiast nie mam wątpliwości, że taki system jak KSeF jest pożądany. Dzięki niemu firmy mogą zredukować koszty działalności, ograniczyć zużycie papieru oraz zwiększyć prędkość przesyłu danych i możliwości ich przetwarzania – podkreśla Filip Kolendo, CTO w Primesoft Polska.

KSeF jako bodziec do cyfryzacji firmy

Organizacje, które do tej pory nie wprowadziły systemowych rozwiązań do obsługi procesu akceptacji, walidacji i opisu faktury, obowiązek integracji z KSeF powinny wykorzystać jako okazję do usprawnienia tego obszaru. Nawet jeśli osobom decydującym w danej firmie nowy termin obligatoryjny wydaje się być bardzo odległy, to i tak nie warto z tym zwlekać w nieskończoność.

Doświadczenie firm dostarczających programy do elektronicznego obiegu dokumentów skłania je do zachęcania potencjalnych klientów, aby nie czekali na ostatnią chwilę. Z podobną sytuacja miały one do czynienia w końcówce 2023 roku. Wówczas wiele przedsiębiorstw nagle przypominało sobie, że za pół roku będą musiały być zintegrowane z KSeF i ta kolejka do wdrożenia odpowiedniego systemu była tak długa, że nie każda firma zdołałaby się wyrobić na czas.

Nieco inaczej wygląda to w przypadku organizacji, które używają już narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów. Firmy te zostaną wyposażone przez producentów oprogramowania w odpowiednie konektory, łączące systemy, tak by zachować płynność obsługi. Dzięki temu zachowana zostanie efektywność zarządzania e-fakturami w organizacji. Zajmie to zdecydowanie mniej czasu, ale mimo to nie warto zbytnio odwlekać tego w czasie.

Jak przygotować się do integracji z KSeF?

Obowiązek KSeF powoduje konieczność dostosowania użytkowanych dotychczas w przedsiębiorstwie narzędzi informatycznych. Bardzo istotne jest zweryfikowanie systemu w zakresie pól do wpisywania danych, które są niezbędne dla faktur ustrukturyzowanych. Tak samo jak zintegrowanie systemu z Krajowym Systemem e-Faktur oraz wykonanie testów na wszystkich etapach. Od wystawiania faktury po weryfikację danych.

Jeśli przedsiębiorstwo jest niewielkie i potrzebuje tylko konektora do KSeF, to obecny dostawca systemu finansowo-księgowego będzie najlepszym wyborem. Jeśli jednak firma będzie musiała zmieniać procesy biznesowe, to powinna szukać partnerów specjalizujących się w ich digitalizacji.

– Najważniejszym kryterium powinno być doświadczenie. Bardzo niewiele firm ma know-how na temat tego jak powinien działać elektroniczny obieg dokumentów, i prawie na pewno nie ma doświadczeń z poprzednich wdrożeń takich systemów. Wdrażając system V-Desk mnóstwo razy, wiemy jakie pułapki mogą się na nas czaić – uważa Filip Kolendo z Primesoft Polska.

V-Desk oferuje dwa modele integracji z KSeF. Jeden z nich to dedykowany system V-Desk, a drugi to V-Desk GA (Galeria Aplikacji V-Desk), czyli biblioteka gotowych procesów, nazywanych aplikacjami. Ten drugi model ogranicza pracę programistów po stronie klienta do absolutnego minimum. Wybór zależy tylko i wyłącznie od potrzeb danej organizacji.

Oba systemy mogą się także znakomicie uzupełniać. Od strony technicznej oba modele wdrożeniowe dzielą dokładnie te same komponenty i nie ma między nimi żadnych różnic. Dlatego jednym z typowych podejść jest skorzystanie z aplikacji zawartych w V-Desk GA jako procesów uzupełniających główną działalność oraz wdrożenie dedykowanego V-Deska.

Materiał partnera