, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie wszystkie przedsiębiorstwa w Polsce. To rewolucyjna zmiana, która wpłynie na sposób wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur.){kind=link}
Kluczowe kroki do sprawnej integracji
Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą zobligowane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie wszystkie przedsiębiorstwa w Polsce. To rewolucyjna zmiana, która wpłynie na sposób wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur.
Adam Świerszcz, Business Developer Manager w Infinite IT Solutions
Dla wielu firm oznacza to konieczność dostosowania swoich systemów informatycznych, zwłaszcza systemów ERP, do nowych wymogów prawnych. Jak przygotować się na tę zmianę? Czy polegać na obecnym dostawcy ERP, czy może skorzystać z pomocy integratora? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz poniżej.
Wyzwania związane z wdrożeniem KSeF
Przedsiębiorstwa stają przed wieloma wyzwaniami, które mogą utrudnić sprawne przejście na KSeF, w tym:
Techniczne dostosowanie systemu – wiele firm korzysta z systemów ERP, które nie są jeszcze w pełni gotowe na integrację z KSeF.
Zapewnienie zgodności z polskim prawem – systemy muszą spełniać wymogi dotyczące struktury faktur ustrukturyzowanych oraz ich przesyłania do centralnej bazy Ministerstwa Finansów.
Bezpieczeństwo danych – przesyłanie faktur wymaga zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń oraz autoryzacji.
Minimalizacja ryzyka błędów – błędy w integracji mogą skutkować opóźnieniami w wystawianiu faktur i prowadzić do konsekwencji podatkowych.
Dodatkowo warto pamiętać, że nie wszystkie regulacje dotyczące KSeF zostały jeszcze ostatecznie określone, co oznacza, że firmy muszą być gotowe na dalsze zmiany i aktualizacje systemów. Wczesne wdrożenie pozwala uniknąć ryzyka błędów, które mogą prowadzić do opóźnień i konsekwencji podatkowych. Ponadto automatyzacja procesów fakturowania może zwiększyć efektywność operacyjną i ograniczyć koszty związane z ręcznym przetwarzaniem dokumentów.
Sprawdź gotowość swojego dostawcy ERP
Przed rozpoczęciem wdrożenia warto zweryfikować, czy Twój obecny dostawca ERP:
• oferuje aktualizację oprogramowania zgodną z wymogami KSeF,
• gwarantuje pełne dostosowanie systemu do aktualnych i przyszłych wymogów prawnych,
• zapewnia wsparcie techniczne w razie problemów z integracją,
• określa jasne koszty wdrożenia i utrzymania integracji.
Niestety, nie wszyscy dostawcy ERP są równie dobrze przygotowani. Niektórzy oferują jedynie podstawowe aktualizacje, które mogą nie obejmować pełnej automatyzacji procesu czy zaawansowanych funkcji raportowania.
Kiedy warto skorzystać z pomocy integratora?
Jeśli Twój dostawca ERP nie spełnia powyższych kryteriów, warto rozważyć współpracę z firmą, która ma doświadczenie globalnie. Wiele krajów w Europie, ale i na świecie już wdrożyło obowiązek korzystania z e-faktur. Współpraca z firmą, taką jak Infinite IT Solutions, która ma doświadczenie we wdrażaniu faktury elektronicznej oraz w integrowaniu z różnymi krajowymi systemami do e-faktur, sprawia, że zyskujesz spokój i pewność, że Twoja firma będzie gotowa na KSeF. Jako partner zapewniamy:
Szybką i kompleksową integrację niezależnie od używanego systemu ERP, opartą na sprawdzonych rozwiązaniach wdrożonych na całym świecie. Infinite IT Solutions ma doświadczenie w realizacji projektów e-fakturowania w wielu krajach, a pierwsze wdrożenia KSeF w Polsce przeprowadziliśmy już dwa lata temu. Dzięki temu nasi klienci mogą liczyć na sprawdzone i stabilne rozwiązania.
Elastyczność – możliwość dostosowania systemu do specyficznych potrzeb Twojej firmy.
Zgodność z przepisami – stałe monitorowanie zmian prawnych i aktualizacja systemu.
Konfigurację dodatkowych funkcjonalności – wysyłanie faktur do kontrahentów zagranicznych, integracja z platformą Peppol, indywidualna walidacja i raportowanie.
Przewidywalne koszty – jasna oferta wdrożeniowa i utrzymaniowa.
To ostatni moment na przygotowanie się do KSeF
Biorąc pod uwagę złożoność systemu fakturowania elektronicznego oraz doświadczenia innych krajów, które go przyjęły, sprawne wdrożenie wymaga wysoko wydajnego rozwiązania informatycznego, ale także czasu na komunikację i współpracę między władzami a otoczeniem biznesowym w celu rozwiązania problemów przed końcem stycznia 2026 r.
Integracja z KSeF to nie tylko obowiązek, ale i szansa na usprawnienie procesów fakturowania. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na dostawcę ERP, czy doświadczonego integratora, kluczowe jest, aby działać już teraz. Sprawdź gotowość swojego systemu, porównaj oferty i wybierz rozwiązanie, które zagwarantuje pełną zgodność z KSeF oraz bezpieczeństwo Twoich danych.
Jako Infinite IT Solutions angażujemy się w projekty e-fakturowania w Chorwacji, Rumunii, na Węgrzech czy w Arabii Saudyjskiej, gdzie również posiadamy swoje oddziały i pomagamy firmom połączyć się z rządowymi systemami do e-fakturowania. Klienci Infinite już korzystają z platformy do wysyłania faktur, ich walidacji czy archiwizacji. Każdego roku przez platformę Infinite przechodzi ponad 15 mln dokumentów, które są przechowywane we własnych centrach danych zgodnie z prawodawstwem europejskim.
Chcesz dowiedzieć się, jak możemy pomóc Twojej firmie w integracji z KSeF? Nie czekaj – czas na wdrożenie się kończy! Skontaktuj się z nami już dziś i zapewnij swojej firmie zgodność z przepisami oraz bezpieczeństwo procesu fakturowania. Napisz do nas a.swierszcz@infinite.pl
Materiał partnera