Jak przygotować firmę do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)?
Poniżej przedstawiam kilka wskazówek w formie planu podzielonego na etapy, które mogą być inspiracją do przygotowania firmy na wdrożenie fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Bogdan Zatorski
kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii
Etap 1: Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej i zdobycie wiedzy
Wdrożenie KSeF wymaga wyznaczenia koordynatora z odpowiednimi uprawnieniami. Osoba ta powinna zdobyć wiedzę na temat terminów, zasad działania systemu, obowiązków podatników oraz aktualnego prawa. Skuteczniejsze jest uczestnictwo w specjalistycznych szkoleniach.
Etap 2: Aktywacja konta w KSeF i nadanie uprawnień
Należy aktywować konto na portalu KSeF (https://ksef.mf.gov.pl/web/login). Osoby prawne muszą złożyć zawiadomienie ZAW-FA do urzędu skarbowego, wskazując uprawnionych do logowania. Właściciele firm jednoosobowych logują się na własne nazwisko. Konto służy do nadawania uprawnień kolejnym pracownikom.
Etap 3: Analiza procesów wystawcy i odbiorcy faktur
Firmy pełnią obie role, ale obowiązki i wyzwania dla każdej z nich różnią się. Należy przeanalizować więc dotychczasowe procedury fakturowania i umowy z klientami, zwracając uwagę na zapisy dotyczące formy dostarczania faktur, które mogą generować dodatkowe koszty i dublowanie pracy po wdrożeniu KSeF.
Etap 4: Wybór modelu integracji z KSeF
• Model podstawowy (ręczny): Dla małych firm z niskim wolumenem faktur, obsługa przez aplikacje KAS (np. e-mikrofirma).
• Model podstawowej integracji: Połączenie KSeF z istniejącym oprogramowaniem fakturowym lub ERP. Umożliwia wysyłkę faktur i komunikację o ich statusie.
• Model zaawansowanej integracji: Wymagany przy dużych, złożonych procesach biznesowych (np. telekomunikacja), z automatyzacją fakturowania i szczegółowymi uprawnieniami.
Etap 5: Identyfikacja potrzeb i dostosowanie procesów
Na podstawie wybranego modelu integracji określa się osoby zaangażowane i zakres ich uprawnień. Cały zespół projektowy powinien przejść szkolenia, obejmujące przyjmowanie zamówień, realizację dostaw, fakturowanie i windykację. Należy uwzględnić wyzwania:
• identyfikacja konsumentów (osób fizycznych),
• zapewnienie wysokiej jakości danych na fakturach (błędy skutkują korektami i kosztami),
• obsługa załączników do faktur (konieczność równoległego przekazywania dodatkowych dokumentów).
Etap 6: Współpraca z dostawcą oprogramowania i projektowanie rozwiązania
Na tym etapie definiuje się techniczne rozwiązania wraz z dostawcą oprogramowania, tworzy harmonogram wdrożenia i aktualizacji systemu zgodnie z obowiązującymi oraz projektowanymi przepisami.
Etap 7: Realizacja planu, testy i wdrożenie
Wdrożenie musi być zakończone przed obowiązkowymi terminami:
• od 1 lutego 2026 dla firm o sprzedaży powyżej 200 mln zł w 2024,
• od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych czynnych podatników VAT.
Niezbędne są kompleksowe testy systemu przed uruchomieniem.
Etap 8: Modyfikacja umów i regulaminów oraz przygotowanie do odbioru faktur
Równolegle z wdrażaniem technicznym rozwiązania, należy zmodyfikować umowy z kontrahentami oraz wewnętrzne regulaminy obsługi klientów. Powinny one zawierać zapisy minimalizujące dodatkową pracę wynikającą z nowego modelu fakturowania.
Firma musi się również przygotować na odbiór faktur kosztowych z KSeF oraz opracować wewnętrzne procedury ich obsługi. Ze względu na ograniczoną objętość niniejszego artykułu, szczegółowe omówienie tego zagadnienia nie jest możliwe.
materiał partnera
