Skąd ten e-pomysł?
Z początkiem października 2018 r. sprawozdanie, zgodnie z ideą, musi być utworzone w postaci cyfrowej oraz zawierać odpowiednią strukturę logiczną w formacie XML. Wymagany jest również kwalifikowany podpis elektroniczny (lub potwierdzony profilem zaufanym przez ePUAP) osoby, która w firmie zajmuje się księgami rachunkowymi i kierownika jednostki. Elektroniczna wersja sprawozdania finansowego przeniesiona na papier nie będzie już jego oryginałem, a tylko i wyłącznie kopią.
fot.Tomasz Turmowicz – ekspert SUPREMIS
Zgodnie z Ustawą o Rachunkowości zobligowane do sporządzania e-sprawozdań są:
- Podmioty istniejące w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które nie przesyłają sprawozdań dostosowanych do Międzynarodowych Standardów Rachunkowości, zobligowane są teraz do dostarczenia e-raportu do KRS w terminie 15 dni od dnia uchwalenia rocznego sprawozdania finansowego. Wszystko to przy wsparciu Ministerstwa Sprawiedliwości, które przygotowało system teleinformatyczny do obsługi tych zadań.
- Podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe i sporządzający sprawozdania finansowe, mają obowiązek przekazywać e-sprawozdania Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej w terminie złożenia zeznania. Wszystko to za pomocą stworzonego interfejsu webAPI.
Dokumenty opisujące ubiegły rok muszą trafić do KRS lub KAS we wskazanych przez ustawodawcę terminach. Dlatego dochodzi też do kontroli terminowości, przez co organy państwowe mogą bez zwłoki wyłapywać podmioty niedopełniające obowiązków terminowego dostarczania raportów.
Ważna będzie terminowość
Należy też pamiętać, że zmiany w regulacjach i sposobie wysyłki sprawozdań powodują, że należy z jeszcze większą uwagą, niż do tej pory, pilnować wszystkich wyznaczonych terminów. Jest to spowodowane elektronicznym znakowaniem czasu, co pozwoli urzędnikom na jeszcze dokładniejszy monitoring. Karę za niespełnienie obowiązku złożenia sprawozdania w KRS nakłada sąd rejonowy. Nie ma dokładnie opisanej wysokości grzywny za brak złożonego sprawozdania. Wyroki sądów mówią, że wysokości sankcji są różne, w zależności od powstałej sytuacji.
Regulacje… i co dalej?
Zgodnie z nowymi przepisami e-sprawozdanie musi zostać dostarczone w formacie XML. Niestety Ministerstwo Finansów przygotowało jedynie regulacje, do których przedsiębiorcy muszą się dostosować. O narzędzie do stworzenia plików zgodnych z wymogami musimy zatroszczyć się sami. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca na własną rękę powinien znaleźć oprogramowanie, które pozwoli na pobranie danych z programu finansowo-księgowego i generowanie raportów w odpowiednim formacie. Choć może to być zaletą, że ministerstwo nie narzuca zainteresowanym procedury wytwarzania wymaganych dokumentów. Z czasem dostawcy oprogramowania będą w stanie zaproponować najbardziej optymalne rozwiązania.
Sprawa wygląda prościej z SAP Business One
Dla ułatwienia procesu przygotowania e-sprawozdań SUPREMIS przygotował rozszerzenie systemu, które automatyzuje cały proces. Moduł zawiera prosty w użyciu kreator, gotowe szablony zgodne ze specyfikacją ustawową, tj. bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitałach własnych. Z pomocą przychodzą gotowe pakiety szablonów w wersjach jedno i wielofirmowych. Rozwiązanie współpracują z systemami zarówno instalowanymi lokalnie (on-premise) i w wersji chmurowej (cloud). Wszystko odbywa się w czterech, prostych krokach:
- Uzupełnienie danych ogólnych firmy
- Wprowadzenie informacji uzupełniających
- Podsumowanie i podgląd sprawozdań
- Zapis sprawozdań i wysyłka plików
Nowe regulacje wcale nie muszą być utrapieniem dla Księgowości – pomóc może kompleksowe oprogramowanie, które wesprze Użytkownika i przy wypełnianiu dokumentów, przeprowadzi go przez cały proces. Dobrym i bezpiecznym pomysłem będzie skorzystanie z usług firmy wdrażającej oprogramowanie, ponieważ poza instalacją i szkoleniem z obsługi, konsultanci są w stanie pomóc w uzgodnieniu danych i przygotowaniu sprawozdania.
To jeszcze nie koniec zmian
W 2019 roku czeka nas jeszcze kilka zmian prawnych, np. faktura elektroniczna w zamówieniach publicznych, wysyłka faktur do Centralnego Rejestru Faktur, czy nowe pliki JPK, które zastąpią deklarację VAT7. Wielką niewiadomą mogą być również konsekwencje Brexitu. Dlatego kluczowe monitorowanie sytuacji i pozostawanie w kontakcie z dostawcami systemów, aby zawczasu być gotowym na zmiany.