Proces przygotowania budżetu w MŚP. Krótki Przewodnik.

Rola dyrektora finansowego.

Ostatni kwartał roku to czas na pierwsze podsumowania i na plany na rok następny. Dlatego chcielibyśmy podsumować jeden z kluczowych procesów, za jaki jest odpowiedzialny dyrektor finansowy w jednej ze swoich ról – eksperta finansowego, tj. przygotowywanie budżetu.

Wiele się teraz mówi o zmieniającej się roli dyrektora finansowego w organizacji. Roli, która zamiast skupiać się tylko na raportowaniu historycznych danych, ewoluuje w kierunku operacyjnego i strategicznego wsparcia biznesu. Ale czy to na pewno nowa rola?

Naszym zdaniem nie, choć w kontekście MŚP rzeczywiście można odnieść wrażenie, że wartość dostarczana przez funkcję dyrektora finansowego jest trochę niepełna. Już w 2013 roku McKinsey wyróżnił 4 typy CFOs w dużych firmach: the finance expert, the generalist, the performance leader i the growth champion. Taka specjalizacja pomaga uzmysłowić sobie jak kluczową rolę odgrywa CFO w organizacji, a jego rola od dawna była tak postrzegana. Duże firmy mają jednak wyspecjalizowane potrzeby. W CFOServices uważamy, że skala MŚP ma tę przewagę, że odpowiednio zaprojektowana usługa pozwala dostarczyć funkcję CFO 4w1, czyli eksperta finansowego, osoby która widzi „duży obrazek”, lidera efektywności oraz osoby wspierającej rozwój biznesu. Tak zaprojektowana usługa zapewnia bezpieczeństwo i komfort prowadzenia biznesu oraz przewagę konkurencyjną.

Dziś chcielibyśmy się skupić na roli dyrektora finansowego jako eksperta finansowego i jego udziale w procesie budżetowania.

Jakie są korzyści z przygotowania profesjonalnego budżetu?

Niezależnie od biznesu jaki prowadzisz, budżet jest jednym z podstawowych narzędzi planowania Twojej działalności. Jest kilka podstawowych korzyści, jakie może przynieść poprawne przygotowanie budżetu:

• masz plan na rok, wiesz jakie masz cele przychodowe i jak je osiągnąć (planowanie zasobów).
• znasz swoją przewidywalną płynność; wiesz czy będziesz potrzebował dodatkowego finansowania.
• proces budżetowania wymusza usystematyzowane podejście do planowania działalności i pozwala uniknąć wielu ryzyk, a niektóre sobie uświadomić;

Na co zwrócić uwagę i jak zacząć przygotowywać taki budżet?

Naszym zdaniem ostatni kwartał bieżącego roku to najwyższy czas, żeby zacząć planować budżet na rok następny. Podstawą dobrego budżetu jest komunikacja między koordynatorem budżetu i właścicielami centrów przychodów/kosztów, tak żeby wszyscy mieli te same liczby i znali założenia. Za przygotowanie budżetów centrów kosztów i przychodów odpowiadają odpowiednie działy. Powinny robić budżet na poziomie szczegółowości minimum kont i centrów kosztów, ułatwia to późniejsze raportowanie i analizę wyników. Budżet to też proces iteracyjny – pierwsza wersja w MŚP zajmie zwykle 7-10 dni, a całość powinna zamknąć się w miesiąc.

Budżet powinien być procesem dochodzenia do ostatecznych liczb w oparciu o realne i przemyślane założenia podstawowe co do rozwoju firmy i rynku. Nie zalecamy wpisywania liczb ręcznie albo budżetowania wszystkiego na zasadzie +10%.

Ważne dla sprawności przeprowadzania prac i informacji jakie chcemy monitorować jest przygotowywanie budżetu w tysiącach złotych, w ujęciu minimum miesięcznym.

Co jest istotne z punktu widzenia zawartości budżetu?

Budżety w firmach potrafią być rozbudowane i szczegółowe. Punkty poniżej zapewnią, że budżet będzie skutecznym narzędziem do planowania i zarządzania organizacją:

• budżet powinien być robiony biznesowo tak, żeby było bezpośrednie odniesienie do kontraktów/warunków handlowych.
• budżet powinien zawierać rachunek przepływów pieniężnych. Planowanie płynności oraz zaplanowanie finansowania jest bardzo istotne.
• na każdym etapie warto robić podsumowania na dużych liczbach – w ten sposób sprawdzimy, czy mają one sens.
• przychody są oczywiście kluczowe – budżet powinien odzwierciedlać „mechanikę” generowania przychodów, inna będzie w e-commerce, a inna w kontraktach budowalnych.
• Koszty i inwestycje powinny być skorelowane z budżetem przychodów (to są zasoby jakich firma będzie potrzebowała, żeby osiągnąć planowane przychody).

Szczegółowy model przychodów i związanych z nimi zasobów ułatwia definiowanie i śledzenie celów. Zalecamy także ponowne przygotowywanie budżetu po każdym kwartale w oparciu o aktualne dane.

Za co jest odpowiedzialny dyrektor finansowy?

Dyrektor finansowy jest odpowiedzialny za koordynację budżetu, przygotowanie narzędzi, sprawną komunikację tak aby wszyscy znali założenia, cele oraz zasoby założone do ich realizacji, za przygotowanie cash flow, a później za comiesięczny monitoring i bieżącą płynność. Na każdym etapie powinien angażować osoby merytorycznie odpowiedzialne.

Dyrektor finansowy nie może przyjmować bezkrytycznie prognoz sprzedaży, ponieważ jest odpowiedzialny za płynność. Stąd osoba odpowiedzialna za finanse powinna rozumieć sprzedaż i funkcjonowanie operacyjne całej organizacji. Dyrektor finansowy jest więc kluczową osobą w procesie budżetowania oraz służy jako pierwszy ostrzegający.

Podsumowując proces przygotowania budżetu chcielibyśmy podkreślić naszym zdaniem najważniejszą kwestię – jest nią sprawna komunikacja i wymiana informacji, tak aby cele firmy na następny rok i zasoby niezbędne do ich osiągnięcia były jasne dla wszystkich.

Aby trochę ułatwić zadanie – na naszej stronie znajdziecie plik xls z przykładowym prostym budżetem, bardziej pokazującym układ budżetu i powiązania między jego elementami niż końcowy budżet jakiejkolwiek firmy.

Co jeszcze powinien robić dyrektor finansowy w firmie?

Proces koordynacji i przygotowania budżetu to tylko niewielka część odpowiedzialności dyrektora finansowego. Dyrektor finansowy powinien zapewnić w firmie szerokie wsparcie. W zakresie finansów operacyjnych będzie to dostarczanie informacji zarządczej do podejmowania decyzji, zarządzanie kapitałem obrotowym, zarządzanie ryzykiem, optymalizacja struktury kosztów, ocena rentowności i ryzyka inwestycji, pozyskiwanie finansowania czy organizacja procesów, obiegu dokumentów i organizacja transformacji cyfrowej.

Jeśli chodzi o kwestie biznesowe dyrektor finansowy powinien wspierać firmę w ocenie kontraktów handlowych, poprawie efektywności funkcjonowania organizacji, przygotowaniu biznes planów, strategii oraz w rozwoju biznesu.

Dlaczego taka rola dyrektora finansowego jest ważna?

Ponieważ dbając o wyżej wymienione obszary zwiększamy wartość firmy. To są często aspekty niedoceniane, jeśli chodzi o generowanie wartości, a które znacznie podnoszą komfort np. potencjalnej transakcji, a przez porządek w finansach zmniejszają ryzyko, a tym samym zwiększają wartość.

Niezależnie od etapu, na jakim znajduje się spółka zaufany odpowiedni partner odpowiedzialny za zarządzanie finansami zapewnia większy komfort prowadzenia biznesu i większe bezpieczeństwo finansowe. Dobry dyrektor finansowy to nie tylko osoba od finansów, ale też partner biznesowy. Oba te aspekty zapewniają przewagę konkurencyjną, stąd zatrudnienie profesjonalnego dyrektora finansowego to inwestycja we wzrost wartości.

Jak wybrać dyrektora Finansowego do MŚP?

To jest temat na osobny artykuł. Zwykle są dwie opcje: pełna rekrutacja na cały etat, przez publikację ogłoszenia lub wynajęcie wyspecjalizowanej firmy, lub skorzystanie z wynajętego specjalisty w formule dopasowanej do potrzeb (usługa zamiast etatu). Naszym zdaniem poszukując kandydata na dyrektora finansowego do MŚP w dowolnej formule powinno się zwracać uwagę na 5 grup kompetencji/cech takiej osoby:

1. Doświadczenie. Naszym zdaniem, żeby efektywnie pomagać MŚP (czyli zapewnić kompetencje, które dadzą przewagę konkurencyjną), trzeba mieć doświadczenie jako dyrektor finansowy z dużych lub większych średnich firm, ale też przyda się wcześniejsza praca dla firmy z tzw. wielkiej czwórki, certyfikat ACCA/CIMA lub praca dla funduszy VC. Takie jest nasze doświadczenie. To są warunki konieczne, ale nie wystarczające.
2. Szerokie i wszechstronne kompetencje. Żeby szybko i skutecznie i pomagać, a nie uczyć się. Kompetencje zdobyte jak wyżej w dużych firmach, czyli realne, a nie deklaratoryjne, powinny obejmować rachunkowość finansową (czyli księgowość), rachunkowość zarządczą i modelowanie finansowe, pozyskiwanie finansowania czy ocenę kontraktów handlowych. To tylko przykłady. Praca jako dyrektor finansowy dla MŚP wymaga szerokiego… i wąskiego spojrzenia. To bardzo wymagający sektor pod tym względem.
3. Podejście hands on. Bo tego wymaga specyfika pracy dla MŚP, czasem trzeba zakasać rękawy a czasem rozmawiać o biznesie na wysokim poziomie ogólności. A nie wszyscy dyrektorzy finansowi z dużych firm chcą oglądać faktury, sprawdzać dekretację i zapisy i ustawiać plan kont…
4. Praktyczne umiejętności techniczne i merytoryczne. Czasem jest tak, że ktoś teoretycznie wie jak coś zrobić i mówi o tym w przekonujący sposób, ale jak przychodzi co do czego … to musi sprawdzić. Bo to było dawno. Albo tylko był „przy” temacie, teoretycznie wie jak się rozlicza koszty produkcji ale sam fizycznie nigdy tego nie robił/nie sprawdzał alokacji kosztów pośrednich, zapisów na kontach. Warto deklaracje sprawdzić w praktyce, wtedy wychodzi wiele niuansów. Jeśli robimy cash flow chcemy wiedzieć czy będzie nam potrzebne 400 tysięcy czy 700 tysięcy. Albo czy mamy marże brutto na kontrakcie 5% czy 8%. A to jest różnica.
5. Cechy osobowości, które pozwolą pracować w trybie wymaganym w MŚP. Elastyczność, chęć do pomocy, otwartość, gotowość do samodzielnej pracy i uczenia się. To wszystko jest istotne, jeśli chce się wspierać MŚP.

Dyrektor finansowy o takim profilu z pewnością szybko, skutecznie i w wiarygodny sposób przygotuje budżet firmy. Po szczegóły odsyłamy do naszego artykułu „Jak pozyskać Dyrektora Finansowego dla MŚP”.

O CFOServices. Usługa zamiast etatu.

CFOServices dostarcza usługę zewnętrznego dyrektora oraz kontrolera finansowego dla MŚP i start-upów w elastycznej i przystępnej cenowo formule. Usługę tę stworzyliśmy, aby zapewnić im wzrost wartości i konkurencyjności, bezpieczeństwo finansowe i jakość funkcji finansowej, na jaką zasługują.

Misją CFOServices jest promowanie i wdrażanie wysokich standardów rynkowych w zakresie szeroko pojętych finansów wśród MŚP i start-upów oraz dbanie o bezpieczeństwo finansowe naszych klientów.

Zapraszamy do śledzenia naszej strony CFOServices oraz naszego profilu na Facebooku oraz LinkedIn.

Grzegorz Skupniewicz – CFOServices Sp. z o.o.