Czasy systemów ERP, jakie znamy, bezpowrotnie minęły. Oczywiście chodzi o systemy „tradycyjne”, które oferują typowe funkcjonalności i do złudzenia przypominają arkusze kalkulacyjne. Żyjemy i prowadzimy biznes w świecie, który nieustannie się zmienia, rzucając nam kolejne wyzwania. Nie wystarczy im sprostać. Jeśli chcemy budować i utrzymywać przewagę konkurencyjną, musimy się rozwijać i być gotowi na dynamiczne zmiany.
System ERP ma wspierać prowadzenie biznesu. Żeby tak było, nie może tylko nadążać za firmą i współczesną technologią. Nowoczesny system ERP wyprzedza zmiany i kreuje trendy, usuwając ograniczenia i torując przedsiębiorstwom drogę rozwoju. Tylko tak rozumiane narzędzie do zarządzania firmą jest przepisem na sukces. Wynika z tego prosty wniosek: warto z jednej strony mieć świadomość ograniczeń do pokonania, a z drugiej dostrzegać potencjał rozwoju, który oferuje najnowsza technologia połączona z rozumieniem i intuicją biznesową.
Asseco Business Solutions, kierując się tym podejściem, stawia na trzy strategiczne filary, które kształtują systemy ERP by Asseco. W myśl hasła „Prowadź biznes, gdziekolwiek jesteś z inteligentnym systemem ERP i cyfryzacją procesów” proponuje automatyzację opartą o algorytmy i sztuczną inteligencję, dostępność w każdym miejscu i czasie oraz cyfrowy obieg informacji w firmie.
Anywhere, czyli wolność i dostępność
Nie tylko miniony rok dobitnie pokazał, że możliwość działania niezależnie od miejsca, czasu czy urządzenia jest w biznesie niezbędna. Użytkownicy systemu ERP powinni zawsze pod ręką mieć dane, pełną funkcjonalność systemu ERP oraz mechanizmy wsparcia komunikacji i współpracy. Dostępność wersji HTML, powiadomienia, raportowanie i prognozy mają niezwykle szerokie zastosowanie i wpływ na procesy biznesowe.
Systemy ERP by Asseco w myśl idei Anywhere są dostępne dla użytkowników niezależnie od czasu i miejsca, w którym się znajdują oraz urządzenia, z którego korzystają. To możliwe dzięki współpracy wersji desktop, HTML i mobilnej aplikacji, w infrastrukturze własnej lub chmurze. Rozwiązania te zapewniają dostęp do danych i umożliwiają korzystanie z pełnej funkcjonalności systemu. W ten sposób pracownik wszędzie może wykonywać akcje czy przeglądać raporty i analizy. Systemy oferują także narzędzia komunikacji między pracownikami wyposażone w system linków, umożliwiając wymianę informacji i przesyłanie odwołań do danych i miejsc w systemie. To ułatwia na przykład przekazanie osobie zastępującej sprawy dotyczącej konkretnego kontrahenta. Inną funkcjonalnością są konfigurowalne powiadomienia o zdarzeniach i akcjach do wykonania, na przykład pojawieniu się faktury w obiegu, które utrzymują użytkownika na bieżąco i przenoszą do odpowiednich miejsc w systemie, w tym przypadku do Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
Genius, czyli inteligentne systemy ERP
Sztuczna inteligencja opuszcza filmy science-fiction i zajmuje miejsce w naszej codzienności. W biznesie ma sens tylko wtedy, gdy przekłada się na zmianę rzeczywistości biznesowej, a jej rolą jest wspieranie przetwarzania rosnącej liczby informacji i automatyzacja czynności powtarzalnych. Systemy ERP by Asseco zyskują ten szczególny wymiar między innymi dzięki wprowadzeniu asystenta użytkownika, który odpowiada, uczy się i podpowiada; dzięki adaptacji systemu do stylu pracy, elastycznej automatyzacji czynności powtarzalnych czy inteligentnym analizom z elementami predykcji, które jeszcze lepiej pomagają podejmować decyzje biznesowe.
Inteligentne systemy ERP od Asseco wykorzystują własną technologię Genius, oferując wsparcie inteligentnego asystenta użytkownika. Po przeszukaniu systemu i przeanalizowaniu danych Genius odpowiada na pytania zadane tekstowo lub głosowo. Weryfikuje na przykład gotowość do sporządzenia JPK_V7 analizując ewidencje dokumentów z różnych dziedzin i statusów oraz uwzględniając rozliczenia zawieszone w czasie. Następnie podpowiada, co jeszcze trzeba zrobić, aby plik był kompletny i poprawny. Innym przykładem podpowiedzi AI są propozycje oznaczeń księgowych w procesie dekretacji dokumentu. Z kolei dzięki inteligentnym analizom predykcyjnym takim jak przewidywanie opóźnień w płatnościach, można z wyprzedzeniem podejmować właściwe działania. Sztuczna inteligencja proponuje także użytkownikowi przystosowanie interfejsu do jego potrzeb na podstawie danych o jego stylu pracy oraz ostatnich, odpowiednio często wykonywanych działaniach.
Paperless, czyli cyfrowe procesy
Nie ma obecnie podnoszenia efektywności biznesu bez cyfryzacji. Produkty i usługi by Asseco prowadzą ją w dwóch obszarach – relacji wewnętrznych, jak komunikacji i obsługi pracowników oraz relacji zewnętrznych, jak wymiany dokumentów z kontrahentami i urzędami. Elektroniczny obieg dokumentów staje się prawdziwym must have – nie tylko ze względu na korzyści, jakie ze sobą niesie, ale także stopniowe pojawianie się „e-obowiązków” takich jak KSeF. Cyfryzacja to nowa automatyzacja.
Podeście Paperless, nawiązujące do zmniejszania ilości papieru w biurach, umożliwia klientom Asseco cyfryzację ich firm, nie tylko zastępując papier danymi cyfrowymi, ale przede wszystkim wykorzystując cyfrowe dane do optymalizacji procesów. Elektroniczny obieg informacji znacząco usprawnia komunikację, obsługę procesów i pracę wszystkich pracowników, a zastosowanie podpisu elektronicznego umożliwia załatwienie praktycznie wszystkich spraw w formie cyfrowej. W ten sposób pracownicy mogą w Portalu HR kontaktować się z innymi pracownikami, składać wnioski czy podpisywać aneksy do umów. Menedżerowie jednym kliknięciem są w stanie akceptować wnioski, przeglądać dane w widokach analitycznych czy wprowadzać zmiany w warunkach zatrudnienia podwładnych. Pełny „cykl życia” dokumentu przebiega w formie cyfrowej, tak jak w przypadku faktur sprzedaży, wysyłanych z systemu ERP do KSeF poprzez platformę wymiany dokumentów Businesslink, która powiadamia także kontrahenta o wystawieniu dla niego faktury w KSeF.
Świadomość biznesu
Skuteczny system ERP to nie tylko technologia. To także znajomość biznesu w ogóle oraz sposobu działania poszczególnych firm-klientów. Asseco Business Solutions, rozwijając swoje produkty, w równym stopniu co na technologię stawia na optymalizację procesów, automatyzację, analitykę, komunikację i spełnianie aktualnych, często dynamicznie zmieniających się przepisów prawnych.
Bieżące dostosowanie do zmian przepisów jest niezwykle istotną cechą systemów ERP. Dynamiczne zmiany prawne są wyzwaniem, które dotyczy wszystkich firm i nie jednemu z przedsiębiorców spędza sen z powiek. To kolejne ograniczenie, z którym nowoczesny system ERP musi sobie radzić. Wyraźniej niż w poprzednich przypadkach rysuje się tu rola dostawcy systemu, którego specjaliści na bieżąco obserwują stan prawny, analizują go z perspektywy biznesu i przygotowują aktualizacje aplikacji tak, by użytkownicy systemów pracowali zawsze zgodnie z najnowszymi przepisami. Zawsze warto brać perspektywę współpracy pod uwagę, wybierając system ERP dla firmy. Postawa producenta oprogramowania jest również prognozą: trudno wyobrazić sobie rozwój firmy korzystającej z oprogramowania, którego producent się sam nie rozwija.
Jak widać, zastosowanie nowoczesnych systemów ERP to więcej niż obsługa biznesu. To znaczące kroki w stronę rozwoju bez ograniczeń, zarówno tych fizycznych, wynikających z okoliczności, jak i procesowych. Obecnie nie wystarczy już system ERP, natomiast dobry system ERP zoptymalizuje czas, pracę i koszty, uwolni energię pracowników i realnie wesprze przedsiębiorców w zarządzaniu biznesem. Warto wiedzieć, że „dobry” nie znaczy „największy”. Zależnie od skali działania, wielkości czy branży, każda firma ma inną specyfikę i różne, kluczowe dla powodzenia potrzeby. Asseco Business Solutions oferuje szeroki zestaw rozwiązań odpowiednich dla różnych przedsiębiorstw. Każde z nich opiera się na strategii Anywhere – Genius – Paperless, bo każda firma ma prawo się rozwijać. Bez ograniczeń.
assecobs.pl/erp