19.7 C
Warszawa
czwartek, 18 lipca 2024

Zacznijmy już dziś przygotowywać się do integracji z KSeF

Z Tomaszem Kucielem, dyrektorem zarządzającym w firmie Edison, rozmawia Katarzyna Mazur.

15 marca na stronach Rządowego Centrum Legislacji pojawił się długo wyczekiwany projekt ustawy o Krajowym systemie e-Faktur. Czy Pana coś w tym projekcie zaskoczyło?

Nie mogę powiedzieć, że zaskoczyło, ponieważ od samego początku braliśmy udział w konsultacjach i śledziliśmy na bieżąco wszystkie zmiany. Natomiast warto zwrócić uwagę na to, co zostało wprowadzone do projektu w stosunku do wcześniejszych zapowiedzi. Jedną z ciekawszych i miłych zmian jest zmniejszenie sankcji za to, że coś zrobi się źle, wystawiając fakturę. I to, że owe sankcje wejdą w życie dopiero od stycznia 2025 r. Czyli mamy pół roku, licząc od 1 lipca 2024 r. na dostosowanie się do nowych reguł. Druga rzecz, która też jest in plus, to fakt, że ustawodawca uznał, że wystawcy faktur może przytrafić się awaria – może nam zabraknąć prądu, nasza infrastruktura bądź aplikacje mogą przestać działać. Ministerstwo w projekcie ustawy wskazało ścieżkę na wypadek, gdyby coś takiego się wydarzyło.

Poza tym, za czym postulowano, z koszyka faktur, które będą przetwarzane przez KSeF, wyjęto faktury konsumenckie. Mamy też przesunięcie obowiązywania tzw. uproszczonych faktur. One mogą obowiązywać bez KSeF do końca 2024 r. W projekcie pojawiło się też coś, co wcześniej było bardzo mocno dyskutowane, a co może nie być dla większości przedsiębiorców aż tak ważne, ale jest ważne od strony ustawowej i prawnej. Zostało bowiem powiedziane, że KSeF, o którym mówimy, ale także wcześniej wprowadzona Platforma Elektronicznego Fakturowania PEF, która jest wynikiem innej dyrektywy europejskiej (a dotyczy faktur dla instytucji publicznych) muszą istnieć równolegle, będą musiały ze sobą współpracować.

Czy integracja z KSeF będzie konieczna dla wszystkich przedsiębiorców? Czy ministerstwo założyło jakiś próg dochodowy, czy obrotowy, czy liczbowy?

KSeF będzie dotyczył wszystkich faktur. Nie powinno to być dla nikogo aż tak bolesne. Przechodziliśmy już różne zmiany na rynku, np. niedawno wszedł obowiązek wystawiania faktur przez systemy informatyczne. Pierwsze kroki w cyfryzacji księgowości został więc już poczyniony. Nawet dla najmniejszych podmiotów, które często korzystają z platform online do wystawiania faktur, to nie będzie wyzwanie nie do pokonania.

Czy z punktu widzenia operacyjnego, technologicznego rzeczywiście przedsiębiorcy mają jeszcze sporo czasu na wdrożenie tego, co jest niezbędne do integracji z KSeF?

Na wyzwaniach technologicznych aż tak bardzo bym się nie skupiał. Moim zdaniem największym wyzwaniem dla wszystkich firm jest zrozumienie tego, co tak naprawdę KSeF zmienia na poziomie przetwarzania danych, zmiany procesów biznesowych. Wiele mówi się w przestrzeni publicznej o tym, że integracja z KSeF będzie trudna dla małych przedsiębiorców. A ja pójdę pod prąd. O wiele trudniejszą sytuację mają duże przedsiębiorstwa i nie zawsze sobie z tego zdają sprawę. To będzie proces, który będzie wymagał centralizacji obiegu dokumentów finansowych, faktur, faktur korygujących. To jest potężna zmiana.

Dlaczego?

Weźmiemy takie przedsiębiorstwo, które ma 10 oddziałów, wiele biur sprzedaży, sklepów. Są takie przedsiębiorstwa i wcale nie jest ich tak mało. Na ogół jest tak, że w takich przypadkach faktura trafia w różne miejsca, do tych osób, do których powinna trafić, bo tak się nauczył dostawca. Ona jest przetwarzana, opisywana, każdy wie, co ma robić. I teraz to wszystko znika, wszystkie faktury będą w jednym wielkim worku na naszym koncie w KSeF. I to zmienia sytuację – trzeba te faktury w sposób umiejętny wyciągnąć i posegregować do różnych procesów, które do tej pory obsługiwały różne kategorie zakupów. To będzie wymagało konsolidacji procesów księgowych. Do tego dojdą jeszcze wyzwania, powiedziałbym, psychologiczno-socjologiczne.

Jak wesprzeć te osoby, które w firmach bezpośrednio będą musiały zrozumieć te procesy?

Namawiamy jako Edison – operator elektronicznej wymiany danych, do jak najszybszego testowania platformy KSeF. Uważam, że to nie jest aż takie trudne – tylko zacznijmy to robić. Jeżeli zostawimy to na ostatnią chwilę przed wdrożeniem, czyli zdecydujemy się na jakieś działania po 1 stycznia 2024 r., obawiam się, że może być gorąco.

Mówi Pan o tym, żeby już testować i tak naprawdę możliwość, niewymuszona przez legislację, uczestnictwa w KSeF, już jest. Przedsiębiorcy z niej korzystają?

Nie korzystają. Nie znam statystyk, ale z naszych informacji, od kolegów po fachu, ekspertów i naszych klientów wiemy, że być może są jakieś pojedyncze firmy, które traktują KSeF jako faktyczną ścieżkę wystawiania faktur. Myślę, że dużo większy ruch Ministerstwo uzyska, kiedy już będzie ustawa, a nie tylko projekt.

A propos funkcjonujących już w naszej przestrzeni systemów, mamy już EDI, czyli Elektroniczną Wymianę Danych. Jak ona się ma do KSeF?

EDI to koncept, który powstał jeszcze w ubiegłym wieku, więc to dość stary projekt, natomiast wciąż niezmiernie aktualny. Pozwala on firmom stosującym dowolne systemy informatyczne wymieniać się dokumentami ustrukturyzowanymi.

A jak zmiany w przepisach podatkowych zaproponowanych w dokumencie VAT in Digital Age wpisują się w KSeF?

Bardzo mi się podoba to pytanie, bo tak naprawdę to KSeF będzie się musiał wpisać w dyrektywę VAT in Digital Age. I to jest chyba największe zaskoczenie. Zaskoczeniem jest to, że Unia Europejska zdecydowała się na tak szybkie wdrożenie faktur ustrukturyzowanych w całej Unii Europejskiej. To się ma wydarzyć w 2028 r. i to jest, patrząc na to, jak działa Unia Europejska, bardzo szybki termin. Do tego muszą dostosować się wszystkie kraje. I teraz uwaga: od teraz już żaden kraj nie może wprowadzać takich systemów jak nasz KSeF. Wszyscy mają czekać do 2028 r. Zatem my już teraz wiemy, że nasz polski System będzie musiał przejść niebawem dodatkową ewolucję.

Jakie korzyści wynikają z integracji z KSeF dla systemu skarbowego?

Założenia Ministerstwa są ambitne. Po pierwsze uszczelnienie systemu poprzez lepszą kontrolę. Ministerstwo zakłada, że tylko w pierwszym roku dzięki KSeF powinno dodatkowo zyskać niemal 2 miliardy zł. To jest potężna kwota. Przez następne 10 lat przewiduje kolejne 10 mld zł, czyli średnio miliard co rok. O tyle ma się zwiększyć ściągalność podatku VAT. Nawet jeżeli tylko część z tego zostanie zrealizowana, to faktycznie jest to warte zachodu.

A jakie korzyści będzie czerpał przedsiębiorca z tej integracji z KSeF?

Ujednolicenie procedur, co zdecydowanie ułatwi życie. Np. korekta faktury będzie dużo łatwiejsza. Nie będzie trzeba udowadniać, że się ją dostarczyło, bo będzie wystawiona w Systemie. Przedsiębiorcy będą też otrzymywać szybciej zwrot VAT. Nie będzie dyskusji z kontrahentami o niedostarczonych, zagubionych fakturach, co może przyspieszyć proces płatności. Ale myślę, że prawdziwe korzyści uzyskają ci, którzy nie tylko zmienią swoje myślenie o fakturach, ale którzy w ogóle przejdą na elektroniczne komunikowanie się w łańcuchach dostaw i we wszystkich transakcjach B2B.

Przychodzi klient do Edison i mówi: Potrzebuję wsparcia w integracji z KSeF. Na co może liczyć z Państwa strony?

Na pełne zaopiekowanie. Jesteśmy przygotowani na wymagające, wielosystemowe integracje, ale też na potrzeby najmniejszych przedsiębiorców. Mamy już dziś gotowe rozwiązanie, które już funkcjonuje. Możemy praktycznie z marszu rozpocząć proste testowanie. Dzięki temu przedsiębiorcy z nami współpracujący będą mieli czas na dopasowanie się do zmian i nowych procesów i zastanowienie się nad tym, czy można zrobić coś więcej.

Najnowsze